4 replies to this topic

[phisamai]

ขอความช่วยเหลือด่วนค่ะ


การควบคุมการแจกจ่ายเอกสารที่รับมาจาก Supplier เช่น Spec, MSDS, Catalog, ของสินค้าที่เราสั่งซื้อมาจาก Supplier
มีความจำเป็นมากน้อยแค่ไหนค่ะ ... เรามีการความคุมบันทึกการรับเข้าเอกสาร กำหนดรหัสเอกสาร ที่รับเข้าจากภายนอก
แต่ไม่มีการควมคุมการแจกจ่ายเอกสารที่รับเข้ามา มีการจัดเก็บเป็นชุด original เพียง 1 ชุดเท่านั้น ที่เหลือเป็นชุด copy ทั้งหมด
ผิดข้อกำหนด 4.2.3 หรือไม่ค่ะ

เอกสารประเภท Spec, MSDS จัดเก็บเป็น Center ส่วนกลาง (computer) ควบคุมเอกสารโดย DC แผนกขาย, การแจกจ่าย หรือการนำไปใช้ ไม่มีการควบคุม
เอกสารประเภท Catalog จัดเก็บ 1 ชุด ไว้ที่ DC ที่เหลือ เก็บไว้ที่ส่วนกลางใครจะหยิบไปใช้ หรือนำไปให้ลูกค้า ก็ได้ ไม่มีการควบคุมการแจกจ่ายใดๆ หมดแล้วก็ขอจาก Supplier ใหม่

ขอบคุณค่ะ
พลอยปภัส

[iso_man]

ธุรกิจเป็น Trading เหรอครับ จากข้อมูลทื่ให้มานาจะแบ่งได้เป็น 2 ส่วน คือ ในส่วนของเอกสาร Copy ที่แจกจ่ายไปยังหน่วยงานอื่นเพื่อนำไปใช้หรืออ้างอิง เช่น Spec กับ MSDS การพิจารณาว่าควรเป็นเอกสารควบคุมหรือไม่ คงดูที่วัตถุประสงค์หลัก คือ เมื่อมีการ update เอกสารดังกล่าวจาก Supplier เอกสารฉบับนั้นจะได้รับการแก้ไข เรียกคืน และ Update ให้ทันสมัย ซึ่งในเอกสารทั้ง 2 ฉบับ ปกติจะมีการแสดงสถานะควบคุม ยกเว้นกรณีเป็นเอกสารที่นำไปประกอบการเสนอขาย หรือ ให้กับลูกค้าเป็นประจำ เช่น Cataloge ที่ว่า การควบคุมอาจทำเป็นกรณ๊พิเศษ คือ ทาง DC จะเป็นผู้ Update และนำ Cataloge ที่ไม่ Update ออกจากการใช้งานโดยไม่ต้องแสดงสถานะ แต่คงต้องเพิ่มใน Procedure ให้ชัดเจน

[phisamai]

ธุรกิจเป็น Trading เหรอครับ จากข้อมูลทื่ให้มานาจะแบ่งได้เป็น 2 ส่วน คือ ในส่วนของเอกสาร Copy ที่แจกจ่ายไปยังหน่วยงานอื่นเพื่อนำไปใช้หรืออ้างอิง เช่น Spec กับ MSDS การพิจารณาว่าควรเป็นเอกสารควบคุมหรือไม่ คงดูที่วัตถุประสงค์หลัก คือ เมื่อมีการ update เอกสารดังกล่าวจาก Supplier เอกสารฉบับนั้นจะได้รับการแก้ไข เรียกคืน และ Update ให้ทันสมัย ซึ่งในเอกสารทั้ง 2 ฉบับ ปกติจะมีการแสดงสถานะควบคุม ยกเว้นกรณีเป็นเอกสารที่นำไปประกอบการเสนอขาย หรือ ให้กับลูกค้าเป็นประจำ เช่น Cataloge ที่ว่า การควบคุมอาจทำเป็นกรณ๊พิเศษ คือ ทาง DC จะเป็นผู้ Update และนำ Cataloge ที่ไม่ Update ออกจากการใช้งานโดยไม่ต้องแสดงสถานะ แต่คงต้องเพิ่มใน Procedure ให้ชัดเจน

ขอบคุณค่ะ แต่อยากทราบว่าตามข้อกำหนด 4.2.3(f) ถ้ามีมีการควบคุมเอกสารับเข้าและมีการ update ให้เป็นปัจจุบัน การควบคุมการแจกจ่ายขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรใช่หรือไม่ค่ะ หรือจำเป็นต้องควบคุมการแจกจ่ายด้วยเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่ใช้งานอยู่้เป็นชุดเด
ียวกัน รวมถึงเอกสารที่ส่งให้ลูกค้า เช่น spec, msds, catalog ช่วยฟันธง ได้ไหมค่ะว้าถ้าเราไม่มีการควบคุมการแจกจ่าย ก็ไม่ผิดข้อกำหนดข้อนี้

ขอบคุณค่ะ
พลอยปภัส

[iso_man]

การควบคุมขึ้นอยู่กับองค์กรครับ เช่น บริษัทมีเอกสารทั้งหมด Spec Msds Catalog ของสินค้า 10 ชนิด ก็ควบคุมที่ DC ให้รู้ว่า 10 ชนิดนี้ Number อะไรก็ได้เป็นชุดก็ได้ แต่ต้องมีต้นฉบับเก็บไว้ จากนั้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ก็Update Version ที่ต้นฉบับ และนำเอกสารชุดเดิมออกจากระบบ และนำเอกสารใหม่เข้าระบบแทน (ปัญหานี้มักพบงานฝ่ายขาย และ marketing ส่วนใหญ่) ถ้าเราบอกว่าการทำงานแบบนี้คือการควบคุมของเราเองก็ไม่ผิดข้อกำหนดครับ แต่อย่าลืมไปเพิ่มใน Procedure ให้ชัดเจนแล้วกัน โชคดีครับ

ขอบคุณค่ะ แต่อยากทราบว่าตามข้อกำหนด 4.2.3(f) ถ้ามีมีการควบคุมเอกสารับเข้าและมีการ update ให้เป็นปัจจุบัน การควบคุมการแจกจ่ายขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรใช่หรือไม่ค่ะ หรือจำเป็นต้องควบคุมการแจกจ่ายด้วยเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่ใช้งานอยู่้เป็นชุดเด
ียวกัน รวมถึงเอกสารที่ส่งให้ลูกค้า เช่น spec, msds, catalog ช่วยฟันธง ได้ไหมค่ะว้าถ้าเราไม่มีการควบคุมการแจกจ่าย ก็ไม่ผิดข้อกำหนดข้อนี้

ขอบคุณค่ะ
พลอยปภัส

[phisamai]

การควบคุมขึ้นอยู่กับองค์กรครับ เช่น บริษัทมีเอกสารทั้งหมด Spec Msds Catalog ของสินค้า 10 ชนิด ก็ควบคุมที่ DC ให้รู้ว่า 10 ชนิดนี้ Number อะไรก็ได้เป็นชุดก็ได้ แต่ต้องมีต้นฉบับเก็บไว้ จากนั้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ก็Update Version ที่ต้นฉบับ และนำเอกสารชุดเดิมออกจากระบบ และนำเอกสารใหม่เข้าระบบแทน (ปัญหานี้มักพบงานฝ่ายขาย และ marketing ส่วนใหญ่) ถ้าเราบอกว่าการทำงานแบบนี้คือการควบคุมของเราเองก็ไม่ผิดข้อกำหนดครับ แต่อย่าลืมไปเพิ่มใน Procedure ให้ชัดเจนแล้วกัน โชคดีครับ

ขอบคุณมากค่ะ ที่ช่วยตอบอย่างเร่งด่วน
สบายใจขึ้นเยอะ ที่เหลือคงต้องไปคิดต่อเอาเองแล้วค่ะ

พลอยปภัส