จะขอแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับระบบควบคุมเอกสารแบบที่ไม่ได้ควบคุมผ่าน DCC น่ะค่ะ
ในบริษัทเราจะมีระบบควบคุมเอกสาร 2 แบบใหญ่ ๆ คือ
1. ส่งเอกสารควบคุมที่ DCC ของบริษัท
--> แต่ละแผนกส่งเอกสารให้ DCC ควบคุมลงทะเบียน หน้างานจะมีแต่เอกสารที่เป็นฉบับล่าสุดเท่านั้น
(เป็นระบบปรกติทั่วไปค่ะ )
2. ควบคุมเอกสารเองโดยแต่ละแผนก (Self control)
--> เนื่องจากว่ามีเงื่อนไขต่าง ๆ ที่ทำให้แผนกไม่สามารถส่งเอกสารมาควบคุมที่ DCC ได้
(อาจจะเนื่องจากว่าล่าช้าหรือต้องการควบคุมเอง)
แผนกนั้น ๆ ก็จะทำการควบคุมเอกสารเองตามขั้นตอนที่ Procedure รวมระบุไว้
(เช่น ถ้าต้องการออกเอกสารใหม่ต้องทำอะไร ลงลิสต์ที่ไหน มีระบุใน Procedure รวมของบริษัทแล้ว ลิสต์ที่ว่าก็เป็นของ DCC ออกให้)
--> การควบคุมแบบนี้ทางแผนกต้องควบคุมเองว่าเอกสารที่ใช้ต้องเป็นฉบับล่าสุดจริง ๆ
--> ถ้าบางแผนกไม่สามารถควบคุมตามขั้นตอนใน Procedure ได้ ก็ต้องทำ WI Document control
ของแผนกตัวเองขึ้นมา แล้วทำตามนั้นแทน
ปัญหาก็มักจะอยู่ที่ควบคุมแบบ Self นี่แหละค่ะ
เพราะหน่วยงานเอกสารของแต่ละแผนกบางครั้งจะมีการเปลี่ยนคน ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่เป็นไปตามที่กำหนด
และทำให้เอกสารที่ควบคุมเองเกิดการผิดพลาด
ทาง DCC เองก็กำลังพยายามแก้ปัญหานี้ ซึ่งก็คงจะเป็นการเรียก Meeting หน่วยงานเอกสารของทุกแผนก
แล้วอธิบายขั้นตอนการควบคุมเอกสารแบบ Self อีกครั้ง รวมทั้งทำไฟล์อบรมให้เป็นเรื่องเป็นราวไป
(ไฟล์อบรมนี้ก็จะแจกให้แต่ละแผนกเลย เมื่อมีการเปลี่ยนคนก็ให้ใช้ไฟล์นี้อบรมคนใหม่ให้เข้าใจ)
หรืออีกปัญหาก็คือ DCC ไม่มั่นใจว่าเอกสารที่ควบคุมเองนั้น ฉบับที่ใช้งานอยู่จะเป็นฉบับล่าสุดจริง ๆ หรือไม่
อันนี้ก็คิดว่าจะเซตให้ DCC มีการไป Audit ตามแผนกเหล่านี้ค่ะ ไปตรวจสอบการทำงานจริงแล้วสุ่มดูเอกสารหน้างานเทียบกัน
(จริง ๆ แล้วใน Internal Audit ประจำปีก็กำหนดให้ Audit เรื่องการควบคุมเอกสารอยู่แล้ว
แต่ทำ 6 เดือนครั้งซึ่งในระหว่างนั้นอาจเกิดการผิดพลาดไปแล้วก็ได้ ก็เลยอาจจะจัดให้ DCC ไป Audit เองด้วย)
ไม่ทราบว่าที่ทำงานของใครมีลักษณะการควบคุมเอกสารแบบนี้บ้างคะ
แล้วพบปัญหาแบบนี้เหมือนกันหรือเปล่า
อยากจะขอแชร์ข้อมูลของคนที่มีประสบการณ์บ้างค่ะ
ถ้ามีข้อสงสัยสามารถสอบถามได้เลยค่ะ
เขียนซะยาวเลย อาจจะอ่านยากหน่อย รบกวนด้วยนะคะ^^"
ขอบคุณค่ะ
