4 replies to this topic

[ปุ๊]

เพื่อน ๆ ชาว ISO club ขอคำแนะนำด้วยจ๊ะ พอดีเราอยากทราบว่ามีระบบ IT ตัวไหนบ้างที่สามารถจัดเก็บเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่หมดสมัยแล้ว โดยที่เราไม่ต้องเก็บเอกสารฉบับจริงในพื้นที่การทำงาน เพราะปัจจุบันไม่มีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารตัวจริงแล้ว เท่าที่ทราบจะมี IT ที่เรียกว่า ไมดครชิพ น่ะ เป็นการเก็บข้อมูลโดยการ scan เอกสารตัวจริง แล้วจัดเก็บในรูปของแผ่นฟิล์ม เวลาจะเปิดอ่านก็เอาแผ่นฟิล์มมาเปิดอ่านที่เครื่อง เครื่องจะเหมือนเครื่อง Computer เลย ไม่ทราบว่าเพื่อน ๆ มีใครใช้ IT ตัวไหนบ้างแนะนำด้วยจ้า

[Toppy ('o')]

แผ่นฟิล์ม เหรอครับ เอกสารแบบไหนเหรอครับ ถึงจะเก็บเป็นแผ่นฟิล์ม

[ปุ๊]

เป็นเอกสารต้นฉบับ ซึ่งเรามีการจัดทำเอกสารโดย Print เอกสารออกมา และให้ผู้มีอำนาจพิจารณาเอกสารและ sign confirm การจัดทำเอกสาร ซึ่งเราไม่ได้ใช้ระบบ IT ในการจัดทำตั้งแต่ครั้งแรก ปัจจุบันจึงพบปัญหาว่าเอกสารฉบับจริง และฉบับที่หมดสมัยแล้วมีปริมาณค่อนข้างเยอะ และไม่มีพื้นที่ในการจัดเก็บมากพอ จึงจำเป็นต้องหาระบบ IT มาจัดเก็บบันทึกเอกสารนี้ค่ะ

[Toppy ('o')]

เอกสารที่หมดสมัย เก็บเฉพาะต้นฉบับก็ได้ครับ ไม่ต้องเก็บตัวสำเนา

ของผมจะเก็บเฉพาะฉบับล้่าสมัยก่อน 1 สมัยเท่านั้นครับ

เช่น ปัจจุบัน Rev. 01 ก็เก็บ Rev. 00 ด้วย

ถ้าฉบับปัจจุบันแก้ไขใหม่ เป็น Rev.02 ก็เก็บ Rev.01 และทำลาย Rev.00


ส่วนระบบ IT รอท่านอื่นละกันนะครับ เพราะัผมพึ่งกำลังจะทำเหมือนกัน ตอนนี้ทำแต่เฉพาะแบบฟอร์ม เอกสารที่ต้องอนุมันติยังไม่ได้ทำครับ

[catdyeye_1234]

ที่แคททำนะค่ะ
เอกสารที่ Print เอกสารออกมา ให้ผู้มีอำนาจพิจารณาเอกสารและ sign confirm หากไม่ใช่เอกสารทางการบัญชี
หรือเอกสารที่สำคัญมาก ก็กำหนดอายุการจัดเก็บ พอครบกำหนดก็จัดทำลายตามวาระ

จะมีบางรายการที่ใช้ระบบ IT เข้ามาช่วย คือเรื่องของ Data file ของลูกค้า ซึ่งเป็นความลับ และมีจำนวนเยอะมาก
จะเก็บที่ Server มีการ Backup ข้อมูลตลอดทุกวัน มีการตรวจสอบระบบ server ทุกเช้า เพื่อเป็นการติดตามผล
และที่สำคัญจะเขียนลงแผ่น DVD ไว้ 3 ชุดเก็บที่ผูบริหารระดับสูง 2 ชุด อยู่ที่ QMR 1 ชุด เพื่อป้องกันการรั้วไหล
ของข้อมูล และมีการนำออกมาตรวจสอบทุก ๆ ปี หาก File ได้รับความเสียหาย ก็เขียนทดแทนใหม่

อ้อ !!! เกือบลืม ใน Server มีการกำหนดรหัสผ่าน และสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลด้วยนะค่ะ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะเข้าไปได้
ตามสิทธิ์ที่ตนเองได้รับเท่านั้น

ไม่แน่ใจว่าตรงตามความต้องการหรือไม่ ลองดูจากท่านอื่น ๆ เพิ่มนะค่ะ


"คิดดี ทำดี จิตใจก็มีสุข"