1. คำถามแรก
จากที่ผ่านมา dcc จะโดน car/par หลักบ้างพ่วงบ้าง หรือได้รับ obserb. บ้าง จากปัญหาที่บางหน่วยงานนำเอกสารที่ทำขึ้นมาเองตอนไหนก็ไม่อาจรู้ได้ขึ้นมาใช้ และแถมยังให้ auditor ดูอีก โดยที่ Dcc ไม่เคยเห็นมาก่อน และไม่มีอยู่ใน master list ด้วย
มีหน้าที่ควบคุมเอกสาร หรือข้อมูลที่กำหนดเองขึ้นมาเอง ซึ่งเอกสารหรือข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้ระบุอยู่ใน Master List แถม auditor ก็มีความเห็นว่าเอกสารเหล่านั้นนำมาอ้างอิง หรือช่วยสนับสนุนการทำงานได้ เช่น แผนตรวจเช็ครถส่งของประจำวัน แผนงานสโตร์สำเร็จรูป แผนการดำเนินงานประจำปีของฝ่ายผลิต แผนงานของฝ่ายพัฒนาธุรกิจ ใบตรวจเช็คสต็อคแบบละเอียด(ที่ขึ้นทะเบียนกับ DCC เป็นแบบสรุป) ใบตรวจสอบอุบัติเหตุ ใบตรวจสอบลิฟท์/เครน คู่มือความปลอดภัย เป็นต้น เพราะฉนั้นถ้าดิฉันแก้ไขข้อความใน QP เรื่องการควบคุมเอกสารว่า
"เจ้าของเอกสาร/หน่วยงานมีหน้าที่ควบคุมเอกสาร หรือข้อมูลที่กำหนดขึ้นมาเอง ซึ่งเอกสารหรือข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้ระบุอยู่ใน Master List " เพิ่มเติมเข้าไปจะแก้ปัญหาตรงที่จะโดน CAR/PAR สม่ำเสมอแบบนี้ได้หรือไม่คะ หรืออาจารย์ /เพื่อนๆ มีคำแนะนำอย่างอื่นรบกวนช่วยเสนอแนะด้วยค่ะ ตอบ
"ข้อกำหนดข้อ 4.2.2 กล่าวว่า เอกสารต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ภายในระบบริหารคุณภาพต้องได้รับการควบคุม บันทึก เป็นเอกสารชนิดพิเศษและต้องได้รับการควบคุมตามข้อกำหนด 4.2.4องค์กรต้องจัดทำเอกสารระเบียบปฏิบัติ เพื่อกำหนดการควบคุมที่ต้องการ
a) เพื่อการอนุมัติเอกสารเพื่อทบทวนความพอเพียงก่อนการประกาศใช้
![cool.gif](style_emoticons/default/cool.gif)
เพื่อการทบทวนและปรับปรุงเอกสารให้ทันสมัยตามความจำเป็น และการอนุมัติในครั้งต่อๆไป
c) เพื่อทำให้มั่นใจว่าการแก้ไขและการแสดงสถานะปัจจุบันของการแก้ไขเอกสารได้มีการระบุ
d) เพื่อทำให้มั่นใจว่าการแจกจ่ายเอกสารที่เหมาะสมกับการใช้งานไปยังทุกจุดที่จำเป็นต้อ
งใช้เอกสารนั้นๆ"
สำหรับองค์กรใหญ่ๆ ที่มีเลขาแผนกและมีผู้จัดการทีมีความสามารถเพียงพอ ให้ใช้ระบบการกระจายอำนาจในการอนุมัติ ปรับเปลี่ยน กฏกติการในการทำงานได้เอง เป็น ไอเดียที่ดี เป็นการลดงาน อาจให้สำเนาเข้าส่วนกลางเพื่อเก็บก็น่าจะเหมาะ
มีเอกสารบางประเภทีเราทำเช่นนี่ เช่น drawing ลูกค้า spec ลูกค้า เรามักให้ส่วนงานนั้นๆ ควบคุมเอง
เข้าใจว่าที่ไม่ส่งเข้า DCC เพราะ กระบวนการในการขอ จัดทำ เปลี่ยนแปลง ยาว (อ่านว่ายาว.....) รวมทั้งผู้มีอำนาจอนุมัติ อาจจะ ......
ดังนั้นถึงแม้รู้กฏการควบคุมเอกสาร ก็จะละเลย เพราะ ........
![tnp.gif](style_emoticons/default/tnp.gif)
( เติมเองนะคะ)
ดูๆ แล้วแก้แค่ที่บอกไม่น่าจะลดปัญหาในองค์กรเท่าไหร่ เพียงแต่ช่วยให้เราไม่ต้องพ่วง CARs กับเขาด้วย แค่นั้น
ลองตกลงกัน ในระบบการอนุมัติ แก้ไข กระจายเอกสารในองคืกรเรา ว่าต้องการรวบอำนาจไว้ส่วนกลางดังเดิม หรือเริ่มกระจายอำนาจดี ....... ฟังดูแปลกๆนะคำตอบนี่
.......................................
2. คำถามที่ สอง
"แต่ปัญหาหลักที่โดนมาอีกข้อนึงก็คือเอกสารในแฟ้มกับหน้างานไม่ update อันนี้ปัญหาซ้ำซากจำเจค่ะ อันที่จริง dcc ก็เดินตรวจเป็นประจำทุกเดือน อยู่แล้วบางท่านอาจจะเห็นว่าความถี่อาจจะน้อยไป แต่ก่อนที่ auditor ภายใน หรือ cb ภายนอก เข้ามาตรวจ dcc ก็จะทำการตรวจสอบทบทวนเอกสารของทุกหน่วยงานทั้งในแฟ้ม หน้างานทั้งหมด จนถึงวันที่เข้ามา audit ดังนั้นความผิดพลาดน่าน้อยมาก หรือเท่ากับศูนย์ แต่ที่ผ่านมา พอถึงวันตรวจจริง ไม่รู้ทำไมเอกสารเก่าๆ ตั้งแต่อดีตไหนๆ ก็มาแสดงอยู่ที่หน้างานใน line ผลิต รวมถึงในแฟ้มของบางหน่วยงานเอกสารก็ไม่ครบ อันนี้ก็อับจนหนทางแก้ไขจริงๆ ค่ะ รบกวนเพื่อนๆ ให้คำชี้แนะด้วยค่ะ ขอบคุณค่ะ "
ตอบ
"ในข้อกำหนดข้อ 8.5.2 การปฏิบัติการแก้ไข (Corrective action)องค์กรต้องดำเนินการปฏิบัติการแก้ไข เพื่อขจัดสาเหตุของ สิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเกิดขึ้นซ้ำอีก "
ถึงแม้ว่า CARs จะเป็นข้อ 4.2.3 ในเรื่อง document control
ถึงแม้ว่าเราจะเป็น DCC มีหน้าที่ในการพิมพ์ จัดทำ แจกจ่าย เอกสาร
แต่หน้าที่ ของผู้ใช้เอกสารคือ การดู การรู้ว่า เอกสารที่ทันสมัยคืออะไร
เราต้องแก้ที่สาเหตุ ปัญหาถึงหายครับ
เป็นการเกาให้ถูกที่คัน
CARs ออกแผนกใหน ให้แผนกนั้นแก้ครับ
หากเขามี idea ดีๆ ก็ เอามาใช้ได้กับทุกแผนก
ดูคุณเดือนร้อนมาก
หากให้ผู้ใช้เอกสารเป็นคนเดือดร้อนกับปัญหาเขา
แป็ป เดียว จบ เชื่อเถอะ......
oldman