4 replies to this topic

[Thekop]

เนื่องจากเป็นนโยบายของบริษัทและของแผนกเรื่องการลดการใช้กระดาษ
เลยมีคำสั่งให้ควบคุมเอกสารที่ต้องแจกจ่ายในรูปแบบแบบElectronic file
โดยการจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลางแล้วแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้เข้ามาเปิดดูเอง
มีปัญหาอยู่ว่า
1.จะควบคุมหมายเลข(Contorl copy No.)ของแต่ละคนยังไงดีครับ
2.ถ้าแจ้งทางเมล์แล้ว ในกรณีที่มีการตั้งเมล์ตอบกลับถ้ามีการเปิดอ่านเมล์ที่แจ้งไป ต้องมีการเซ็นเอกสารรับทราบกลับมาด้วยหรือไม่
3.ในกรณีที่ส่งเมล์ไปแล้วมีการเปิดอ่านแต่ไม่เซ็นใบรับทราบกลับมา ทวงถามไปแล้วก็เงียบ จะมีมาตรการใดต่อไปดีครับ

ขอบคุณครับ
DCC~ มือใหม่~

[จอมโจรจอมใจ]

ไม่ค่อยเข้าใจคำถามในข้อที่ 1 เท่าไหร่ และ

สำหรับข้อ 2 ไม่เข้าใจว่า ในเมื่อสื่อสารกันทางอีเมล์ และมีการกำหนด return reciept แล้ว ทำไมจึงต้อง กำหนดให้มีการเซ็นเอกสารรับทราบ

ข้อ 3 ก็คล้ายๆ กับข้อ 2

ขอแชร์ประสบการณ์ซักน้อยนะครับ เพราะใช้ lotus note ในการ control เอกสาร มาหลายปีอยู่เหมือนกัน ซึ่งมันก็มีทั้งข้อดี และข้อเสีย

1) พวก procedure work instruction กฎหมาย ประกาศนโยบาย และวัตถุประสงค์คุณภาพ ข้อกำหนด 9001,14001,18001 ฯลฯ เทือกนี้ บางองค์กรเนี่ย โดยหลักแล้วกำหนดให้ดูได้อย่างเดียว จะ print จะ save ไว้ในเครื่องเนี่ย จะทำไม่ได้ เพราะป้องกันการ print หรือ save ไปเก็บไว้โดยไม่ได้รับอนุญาต อันจะนำมาซึ่ง การใช้เอกสารที่ไม่อัพเดทในอนาคต

อย่างไรก็ตาม ใช่ว่าจะมีคอมพิวเตอร์ทุกพื้นที่ก็หาไม่ ดังนั้น จึงต้อง
- พิจารณาร่วมกับ เจ้าของพื้นที่ ในการกำหนดว่า ที่ตรงไหน มีความจำเป็นจะต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง และแจกจ่ายเอกสารเท่าที่จำเป็นจะต้องใช้ไปยัง 'พื้นที่เหล่านั้น' (เอกสารเนี่ยจะไม่แจกเป็นสมบัติส่วนตัวของใครคนใดคนหนึ่ง) และ บันทึกการแจกจ่ายเอาไว้ เพื่อที่เวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงจะได้ไปตามเก็บของเก่า และแจกจ่ายฉบับล่าสุด

- ร่วมกับเจ้าของพื้นที่ กำหนดพื้นที่ที่จะนำไปติดแสดง และ เอาพลาสติกใส มาทำเป็นน บล็อกถาวรเอาไว้ แล
- บลา บลา บลา ^^

2) แบบฟอร์มทั้งหลาย ในส่วนที่เกี่ยวกับ management & support process เช่น ใบขออนุมัติไปฝึกอบรมภายนอก ใบขอแจ้งเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร ก็ให้ดาวน์โหลดจากระบบ แต่ถ้าในส่วนที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ก็ให้มาขอเบิกกับแผนกที่เกี่ยวข้อง เช่น HR ส่วนที่เป็นแบบฟอร์มที่ใช้ใน operation ซึ่งใช้ในปริมาณเยอะๆ เช่น purchasing request form / purchasing order ฯลฯ ก็สั่งพิมพ์เป็นล็อตๆ และ control การแจกจ่ายโดย หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (PR/PO ก็ control โดย purchasing , แบบฟอร์มทางบัญชีก็ control โดยบัญชี ฯลฯ)

3) ฯลฯ

ข้อดีก็เป็นที่ทราบกันดีอยู่ว่า ลดปริมาณการแจกจ่ายเอกสารไปเป็นพะเรอเกวียน แต่ข้อเสียของการเก็บเอกสารในเน็ตเวิร์คก็มีมาก โดยเฉพาะ การ 'ปล้ำผีลุกปลุกผีนั่ง' ให้ผู้ทีเกี่ยวข้อง เข้าใจ และยอมเข้าไปในเน็ตเวิร์ค เพราะคนจำนวนไม่น้อยรู้สึกว่า อ่านจากหน้าจอไม่สะดวก เข้าไปหาเอกสารได้ยาก ฯลฯ

นอกจากนั้น เมื่อมีเอกสารใหม่ๆ อัพเดท ก็ต้องมีการสื่อสารให้ทราบว่าอะไรเปลี่ยนไปแล้วบ้าง ใน lotus note เนี่ย สามารถที่จะทำ link ให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง คลิก เข้าไปตรงส่วนที่เก็บเอกสารไว้ได้เลย ระบบอื่นก็น่าจะทำได้นะ ลองดูเหอะครับ ปรึกษา IT ดูน่ะ

[Thekop]

ความหมายของข้อ1คือ เมื่อก่อนเราจะใช้หมายเลขเป็นตัวควบคุม เช่น นาย ก. เบอร์001 นาย ข. เบอร์002
แล้วถ้าเราจัดเก็บในเน็ตเวิร์คแล้ว ยังต้องแยกเป็นของแต่ละคนอยู่หรือป่าวครับ หรือว่าทำชุดเดียวแล้วถ้าภายในคู่มือมีการแก้ไข ถ้าส่วนนั้นมีการแก้ไขค่อยแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้เข้ามาดูครับ

ข้อ2. ถ้าเราตั้ง กำหนด return reciept แล้วไม่จำเป็นต้องมีการเซ็นรับเอกสารก็ได้ใช่ไหมครับ

ส่วนข้อ3.ผมก็ว่าจะลองใช้ lotus ดูอยู่ครับ

ขอบคุณมากครับที่ช่วยตอบ

[nantasak]

ความหมายของข้อ1คือ เมื่อก่อนเราจะใช้หมายเลขเป็นตัวควบคุม เช่น นาย ก. เบอร์001 นาย ข. เบอร์002
แล้วถ้าเราจัดเก็บในเน็ตเวิร์คแล้ว ยังต้องแยกเป็นของแต่ละคนอยู่หรือป่าวครับ หรือว่าทำชุดเดียวแล้วถ้าภายในคู่มือมีการแก้ไข ถ้าส่วนนั้นมีการแก้ไขค่อยแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้เข้ามาดูครับ

ข้อ2. ถ้าเราตั้ง กำหนด return reciept แล้วไม่จำเป็นต้องมีการเซ็นรับเอกสารก็ได้ใช่ไหมครับ

ส่วนข้อ3.ผมก็ว่าจะลองใช้ lotus ดูอยู่ครับ

ขอบคุณมากครับที่ช่วยตอบ

lotus โปรแกรมอะไรเหรอครับ มีคู่มือมั้ย อยากลองดูครับ

[Memirie_N]

บริษัทก็มีนโยบายลดการใช้กระดาษเหมือนกัน และอีกอย่างมีความพร้อมในเรื่องของ Server แล้ว โดยการควบคุมเอกสารเป็นดังนี้ค่ะ

- เอกสารควบคุม ไฟล์เอกสารต้นฉบับจะแชร์ไว้บน Server เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าไปดูได้
โดยจัดทำไว้เป็นไฟล์ pdf คาดด้วยลายน้ำข้อความว่า "Uncontrolled When Print Out" ส่วนหน่วยงานใดที่ต้องการสำเนาไป
ติดในจุดปฏิบัติงาน เช่น WI หรือ ต้องร้องขอมายัง Dcc ค่ะ

ควบคุมเอกสารแบบนี้ ลดเวลาในการทำงานไปได้เยอะ สะดวกรวดเร็ว
ถ้าเป็นเมื่อก่อนคงต้องมานั่งใช้ตรายางสแตมป์ว่า "สำเนาควบคุม" จนมือหงิก กว่าจะแจกเอกสารได้

การควบคุมเอกสารในส่วนนี้ เราไม่ได้ควบคุมไปถึงจำนวนของสำเนาที่แต่ละหน่วยงานถือครองค่ะ เพราะมีระบุอยู่ใน Masterlist แล้ว
ส่วนใน Masterlist ก็มีบอกด้วยว่าเอกสารที่แจกจ่ายไปเป็นแบบ Electronic Flie หรือเอกสารที่เป็นกระดาษค่ะ

ประมาณนี้ค่ะ