17 replies to this topic

[Thekop]

รบกวนหน่อยนะครับ
ในกรณีเราแจกจ่ายทางเมล์แล้วตั้ง return reciept พอมีการเปิดอ่านก็จะมีเมล์จากระบบตอบกลับว่าได้อ่านแล้วใช่ไหมครับ
เราก็สามารถใช้อ้างอิงว่าได้รับแล้ว แต่ในกรณีนี้ถ้าAuditerเค้ถามละครับว่าแน่ใจได้อย่างไรว่าเค้าได้รับเมล์แล้วมีการเป
ิดอ่านจริงแต่
เค้าจะรับทราบด้วยหรือไม่ เค้าอาจจะอ้างก็ได้ว่าแค่กดโดน หรือ เปิดผ่านๆไม่ได้เข้าไปดู เพราะมันไม่เหมือนการแนบเอกสารตอบรับ
เราสามารถยืนยันได้ว่าเค้ารับทราบจริง ช่วยชี้แนะทางสว่างด้วยครับ

ขอบคุณครับ

[DooK]

การตั้ง return receipt แล้วมีเมลตอบกลับ ถือว่าเป็น output ของการแจกจ่ายเอกสารครับ

แต่การจะให้ทราบว่าฝั่งที่รับนั้นรับทราบ เปิดอ่าน และเข้าใจเอกสารนั้นหรือไม่ (outcome) จำเป็นต้อง verify ด้วยวิธีอื่นๆ เพิ่มเติมครับ เช่นถ้าเป็น Procedure ก็ต้องดูว่าทำตามถูกต้องหรือไม่ ประมาณนี้ครับ

การที่จะให้ auditor แน่ใจ ก็ต้องเป็นตัว auditor เองก็ต้องไปถามกับคนรับครับว่าเข้าใจเอกสารนั้นๆ หรือเปล่า

[จอมโจรจอมใจ]

ตามนั้น...อธิบายได้เคลียร์แล้วครับ...

[tik815]

ของติ๊กนอกจากการตั้ง return receipt แล้ว

ให้คลิก Accept ด้วยค่ะ ไม่ได้เอาไว้กัน Auditor ค่ะ

แต่กันพวกเดียวกันเองนี่แหละ ที่ชอบบอกว่าไม่รู้ เลยไม่ได้ทำ มีเยอะค่ะ อิอิ

[นุกูล]

ขอร่วมแชร์อีกคนน่ะครับ ปัญหานี้เป็นปัญหาเรื่องคนใช่ไหมครับ คนบางประเภทที่ชอบหาข้ออ้างมาพูดให้ดูดี
ให้กลายเป็นเหตุผลที่น่าเชื่อถือ เพื่อปกป้องความบกพร่องของตัวเอง ทั้งๆที่ระบบการตอบกลับที่ว่ามาก็ถือได้ว่าเป็นระบบที่ดี
เป็นการใช้ Technology เพื่อเอื้ออำนวยในการทำงานได้อีกรูปแบบหนึ่ง แก้ที่คนดีกว่าครับ จัดประชุมในเรื่องนี้ เรื่องการแจกจ่ายและการตอบกลับ
แล้วก็ให้ทุกคนลงนามรับทราบมติที่ประชุมไว้ซ่ะ
คนบางคนใช้ดอกไม้ในการแก้ไขปัญหาได้ คนบางกลุ่มอาจต้องใช้ไม้ที่ไม่มีดอกครับ (ไม้หน้าสาม ไม่แนะนำให้ใช้ครับ)

ของคุณยังดีน่ะ ส่งทาง e-mail ให้ ของผมใช้การนำไฟล์ต่างๆไปใส่ไว้ใน folder ส่วนกลาง (QMS Document Center)
กรณีที่มีเอกสารใหม่ Revised ใหม่ ฉบับ Update จะให้ DCC ส่ง e-mail บอกให้ทราบเท่านั้น และทุกคนที่ได้รับ mail จะอ้างว่าไม่รู้เพราะไม่ได้เปิด ไม่ได้ดู
ตอบแบบนี้ไม่ได้ครับ เพราะการตรวจสอบข้อมูลข่าวสาร การตรวจสอบ e-mail ถือเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของทุกคน จะมาบอกปัดอย่างนั้นไม่ได้
ไม่ได้โหดน่ะครับ แต่คนทำงานคือคนที่โตแล้ว เป็นผู้ใหญ่แล้ว มีวุฒิภาวะ มีความรับผิดชอบ ซึ่งทุกคนจะต้องให้เกียรติตัวเองในเรื่องดังกล่าวนี้ด้วย

[tik815]

คนทำงานคือคนที่โตแล้ว เป็นผู้ใหญ่แล้ว มีวุฒิภาวะ มีความรับผิดชอบ ซึ่งทุกคนจะต้องให้เกียรติตัวเองในเรื่องดังกล่าวนี้ด้วย

คนบางคนยิ่งโต ก้อยิ่งเหมือนเด็กค่ะ เด็ก ปญอ. พูดจาไม่ค่อยรู้เรื่อง หุหุ

[Food Safety]

คนบางคนยิ่งโต ก้อยิ่งเหมือนเด็กค่ะ เด็ก ปญอ. พูดจาไม่ค่อยรู้เรื่อง หุหุ

อ้าว..อ้าว..ติ๊ก ไปว่าคุณ นุกูลเค้าทำมาย

[tik815]

อ้าว..อ้าว..ติ๊ก ไปว่าคุณ นุกูลเค้าทำมาย

ป่าว...
ไม่ได้ว่า เค้าหมายถึงที่ทำงานเค้าต่างหาก อิอิ

[Food Safety]

ป่าว...
ไม่ได้ว่า เค้าหมายถึงที่ทำงานเค้าต่างหาก อิอิ

[นุกูล]

มิน่า นั่งทำงานกระตุกตาข้างขวายิกๆเลย
ที่แท้ก็มีคนเล่นมนต์ดำอยู่นี่แถวนี้เอง...hahah ล้อเล่นครับ

ปัญหาเรื่องคนนี่พูดกี่วันกี่ปีก็ไม่รู้จบครับ แนะนำให้ใช้หลัก 3 ป ครับ

ป ปรับ เราต้องรู้จักปรับตัวให้เข้ากับสังคม เข้ากับคนที่เราต้องทำงานด้วย รู้เขารู้เรา ศึกษานิสัยใจคอ ความชอบส่วนบุคคล เพื่อจะเข้าหาได้ถูกทาง
ป เปลี่ยน ยอมเปลี่ยนแปลงตัวเอง (ในที่ทำงาน) บ้าง เปลี่ยนคำพูดที่เคยกระด้าง หรือหวานน้อยไป เปลี่ยนนิสัยที่เคยแข็งๆให้อ่อนลงบ้าง เพื่อจะเจอกันครึ่งทาง
ป ปลง เมื่อเราทำทั้ง 2 อย่างแล้ว มันยังเฉย เขายังเหมือนเดิม แนะนำให้ ปลง ครับ ปลงใจน่ะ ไม่ใช่ให้ไปปลงชีวิตเขา ให้เข้าใจว่าคนไม่เหมือนกันครับ

เราจะได้สบายใจได้มากขึ้น ไม่ต้องมาเสียสติและเสียความรู้สึกกับคนที่เราไม่ควรแคร์แบบนั้นไงครับ

[Thekop]

ขอร่วมแชร์อีกคนน่ะครับ ปัญหานี้เป็นปัญหาเรื่องคนใช่ไหมครับ คนบางประเภทที่ชอบหาข้ออ้างมาพูดให้ดูดี
ให้กลายเป็นเหตุผลที่น่าเชื่อถือ เพื่อปกป้องความบกพร่องของตัวเอง ทั้งๆที่ระบบการตอบกลับที่ว่ามาก็ถือได้ว่าเป็นระบบที่ดี
เป็นการใช้ Technology เพื่อเอื้ออำนวยในการทำงานได้อีกรูปแบบหนึ่ง แก้ที่คนดีกว่าครับ จัดประชุมในเรื่องนี้ เรื่องการแจกจ่ายและการตอบกลับ
แล้วก็ให้ทุกคนลงนามรับทราบมติที่ประชุมไว้ซ่ะ
คนบางคนใช้ดอกไม้ในการแก้ไขปัญหาได้ คนบางกลุ่มอาจต้องใช้ไม้ที่ไม่มีดอกครับ (ไม้หน้าสาม ไม่แนะนำให้ใช้ครับ)

ของคุณยังดีน่ะ ส่งทาง e-mail ให้ ของผมใช้การนำไฟล์ต่างๆไปใส่ไว้ใน folder ส่วนกลาง (QMS Document Center)
กรณีที่มีเอกสารใหม่ Revised ใหม่ ฉบับ Update จะให้ DCC ส่ง e-mail บอกให้ทราบเท่านั้น และทุกคนที่ได้รับ mail จะอ้างว่าไม่รู้เพราะไม่ได้เปิด ไม่ได้ดู
ตอบแบบนี้ไม่ได้ครับ เพราะการตรวจสอบข้อมูลข่าวสาร การตรวจสอบ e-mail ถือเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของทุกคน จะมาบอกปัดอย่างนั้นไม่ได้
ไม่ได้โหดน่ะครับ แต่คนทำงานคือคนที่โตแล้ว เป็นผู้ใหญ่แล้ว มีวุฒิภาวะ มีความรับผิดชอบ ซึ่งทุกคนจะต้องให้เกียรติตัวเองในเรื่องดังกล่าวนี้ด้วย

ของผมเป็นกรณีกับคุณเลยครับ เก็บเอกสารไว้ส่วนกลาง แล้วส่งเมล์แนบlinkให้เข้าไปอ่านแล้วให้ตอบแบบรับทราบ กลับมา โดยทีผมจะตั้ง Return Recieveไว้ด้วย สรุปว่าอ่านทุกคน แต่มีคนส่งแบบรับทราบมาซัก10% คนที่ตอบกลับมาส่วนมากจะเป็นคนใหม่ๆทั้งนั้น ส่วนคนเก่าไม่มีตอบกลับเลย ส่วนเรื่องจัดประชุมนั้นผมเคยคุยกับ QMRแล้วเค้าไม่ค่อยสนใจ ส่วนตัวผมนั้นเป็น DCC กิ๊กก๊อก
จะให้เรียกพวก Senior Manager ก็ไม่มีพาวเวอร์พอครับ
ขอขอบคุณทุกท่านที่ช่วยชี้แนะทางสว่างให้ผม ขอช่วยเป็นกำลังใจให้ผมไปสู้รบปรบมือกับพวกเขี้ยวลากดินนะครับ
ถ้าโปรเจคนี้ของผมสำเร็จจะกลับมาขอบคุณทุกท่านครับ

[docu]

ขอรบกวนสอบถามเพิ่มเติมนะคะ เพราะตอนนี้อยากลองปรับระบบควบคุมเอกสารมาเป็นแบบนี้บ้าง
ต้องเริ่มก่อนที่ตรงไหนดีคะ เพระที่ผ่านมาเป็นการควบคุมโดย paper ตลอด รบกสนชี้แนะด้วยนะคะ
ขอบคุณค่ะ
dcc@ackhydrofarm.com

[Chaney5200]

พอดีกำลังเริ่มทำค่ะ ได้ประมาณ 40% แล้วนะคะ
ก็เริ่มจากการจัดระบบเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์ให้เป็นหมวดหมู่เหมือนกับที่เราจัดเก็บแบ
บ Paper แล้วกำหนดว่าจะเอาข้อมูลที่เราต้องการคบคุมไปไว้ที่ไหนก็เซ็ตขึ้นมา

จากนั้นก็แจ้งหน่วยงาน IT ให้กำหนดโฟล์ดเดอร์ที่เราจะควบคุมเพื่อกำหนดการเข้าถึง เข้าใช้งานของ User

อาจจะทำเป็น Wi ก็ได้เพื่อกำหนดวิธีการควบคุมเอกสารทาง Electornic ตั้งแต่ การเข้าถึงทำอย่างไร, การขอดำเนินการ
กับเอกสารทำอย่างไร, การสำเนาแจกจ่ายทำอย่างไร, การทำลายทำอย่างไร เพื่อให้ User ปฏิบัติตามได้ถูกต้อง

อบรม WI ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องค่ะ ถึงกรณีการควบคุมเอกสารทาง Electronic

คร่าวๆ นะคะ รอท่านอื่นเพิ่มเติมอีกทีก้ได้ค่ะ

Chaney_Jamrus

[NooMam]

พอดีกำลังเริ่มทำค่ะ ได้ประมาณ 40% แล้วนะคะ
ก็เริ่มจากการจัดระบบเอกสารที่มีอยู่ในไฟล์ให้เป็นหมวดหมู่เหมือนกับที่เราจัดเก็บแบ
บ Paper แล้วกำหนดว่าจะเอาข้อมูลที่เราต้องการคบคุมไปไว้ที่ไหนก็เซ็ตขึ้นมา

จากนั้นก็แจ้งหน่วยงาน IT ให้กำหนดโฟล์ดเดอร์ที่เราจะควบคุมเพื่อกำหนดการเข้าถึง เข้าใช้งานของ User

อาจจะทำเป็น Wi ก็ได้เพื่อกำหนดวิธีการควบคุมเอกสารทาง Electornic ตั้งแต่ การเข้าถึงทำอย่างไร, การขอดำเนินการ
กับเอกสารทำอย่างไร, การสำเนาแจกจ่ายทำอย่างไร, การทำลายทำอย่างไร เพื่อให้ User ปฏิบัติตามได้ถูกต้อง

อบรม WI ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องค่ะ ถึงกรณีการควบคุมเอกสารทาง Electronic

คร่าวๆ นะคะ รอท่านอื่นเพิ่มเติมอีกทีก้ได้ค่ะ

Chaney_Jamrus

ท่านใดมี WI เกี่ยวกับเรื่องนี้รบกวนด้วยค่ะ ขอข้อมูลด้วย งง 8 ด้านเลยค่ะ Varunluk@hotmail.com ขอบคุณมากค่ะ

[DCC]

ขอบคุณค่ะสำหรับความรู้

[ple_sawittree]

ขอบคุณค่ะ

[DCC]

ขอบคุณค่ะสำหรับความรู้ และจะนำไปปรับใช้ที่บริษัทบางค่ะ

[Memirie_N]

ของคุณยังดีน่ะ ส่งทาง e-mail ให้ ของผมใช้การนำไฟล์ต่างๆไปใส่ไว้ใน folder ส่วนกลาง (QMS Document Center)
กรณีที่มีเอกสารใหม่ Revised ใหม่ ฉบับ Update จะให้ DCC ส่ง e-mail บอกให้ทราบเท่านั้น และทุกคนที่ได้รับ mail จะอ้างว่าไม่รู้เพราะไม่ได้เปิด ไม่ได้ดู
ตอบแบบนี้ไม่ได้ครับ เพราะการตรวจสอบข้อมูลข่าวสาร การตรวจสอบ e-mail ถือเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของทุกคน จะมาบอกปัดอย่างนั้นไม่ได้
ไม่ได้โหดน่ะครับ แต่คนทำงานคือคนที่โตแล้ว เป็นผู้ใหญ่แล้ว มีวุฒิภาวะ มีความรับผิดชอบ ซึ่งทุกคนจะต้องให้เกียรติตัวเองในเรื่องดังกล่าวนี้ด้วย

ใช้วิธีแบบคุณนุกูลเหมือนกันค่ะ แต่ก็ยังมีปัญหาตรงที่บางคนไม่ยอมเปิด Outlook ขึ้นมาอ่าน Mail สิค่ะ
กำลังหาทางแก้อยู่