รบกวนขอความคิดเห็นหน่อยค่ะ
ปกติแล้วเวลาที่แจกเอกสารให้แต่ละหน่วยงานจะต้องมีการเซ็นต์รับเอกสารลงในทะเบียนแจกจ่าย เรื่องมีอยู่ว่าได้มีการแก้ไขทะเบียนแจกจ่ายจาก Rev.00 เป็น Rev.01"""""
สมมุติว่าเราแจกเอกสาร P-ISO-001 Rev.00 ถูกบันทึกแจกจ่ายไว้ในทะเบียนแจกจ่าย Rev.00 ต่อมาปรากฎว่ามีการแก้ไขเอกสาร P-ISO-001 เป็น Rev.01 ก็เลยต้องทำการแจกจ่ายโดยบันทึกประวัติไว้ในทะเบียนแจกจ่าย Rev.01""""
เสร็จแล้วทีนี้ปรากฎว่าเอกสารทะเบียนแจกจ่าย Rev.00 ที่มีรายการบันทึกแจกจ่ายเอกสาร P-ISO-001 Rev.00 ครบกำหนดการทำลายคือ 3 ปี ผู้รับผิดชอบก็ทำลายตามปกติ ปรากฎว่า auditor ภายในมาตรวจบอกว่าทะเบียนแจกจ่ายเป็นเอกสารสำคัญไม่สมควรที่จะทำลาย เพราะมันจะต้องใช้ในการอ้างอิงการแจกจ่ายเอกสาร............
1. ทะเบียนแจกจ่ายไม่สามารถทำลายได้จริงหรือไม่
2. เนื้อหาสาระของการแจกจ่ายเอกสารอยู่ที่แจกไปถึงผู้ใช้งานอย่างทั่วถึงและเป็นฉบับปัจจุบัน ไม่น่าจะต้องมีอะไรที่ต้องย้อนกลับไปดูในอดีตว่าใครเซ็นต์รับบ้างเพราะไม่มีอะไรที่เป็นนัยสำคัญ หรือถ้าหากอยากดูความเป็นมาของเอกสารแต่ละ Revision ก็สามารถดูได้จากประวัติการจัดทำเอกสารอยู่แล้ว
3. ในเมื่อเราก็ทำลายบันทึกตามเงื่อนไขที่กำหนดคือ 3 ปีก็น่าจะไม่มีปัญหาอะไรใช่หรือไม่
** ขอความเห็นเพื่อนๆ พี่ๆชาว ISO thai ด้วยค่ะ
