6 replies to this topic

[audsanee]

ในการ Internal Audit เมื่อ Auditor แจกใบ CAR และใบ PAR ให้กับทาง Auditee ในการปิด CAR และ PAR

ถ้า Auditee เขียนตอบใบ CAR โดยไม่มีเอกสารแนบ ไม่ทราบว่า QMR จะสามารถอนุมัติปิด CAR ได้หรือไม่

เพราะกระบวนการตรวจสอบทาง Auditor และ Lead Auditor ได้อนุมัติผ่านการปิด CAR ให้ 

แต่ทาง QMR มองว่าควรมีเอกสารแนบเป็นหลักฐานในการแก้ไข CAR หรือไม่

 

ยกตัวอย่างค่ะ

 

- Auditor ให้ CAR ข้อ 7.5.1 กรณีที่พนักงานปฏิบัติงานไม่ตรงตาม Procedure ซึ่งจากการวิเคราะห์ของทีม Auditor

แจ้งว่ากระบวนการทำงานไม่สอดคล้องกับ Procedure 

Auditee ปิด CAR โดยการเขียนในใบ CAR ว่าจะทำการแก้ไข Procedure โดยการร่าง Flow Chart ขึ้นมาใหม่

ตามการปฏิบัติงานจริง แต่ Flow chart ยังไม่ผ่านกระบวนการตรวจสอบจาก QMR และ ฝ่ายบริหาร

 

- Auditor ให้ CAR ข้อ 4.2.4 เรื่องการจัดเก็บเอกสารและบันทึกไม่พบการบ่งชีและการ Backup File 

Auditee ปิด CAR โดยการเขียนในใบ CAR ว่าจะทำการจัดเก็บและบ่งชี้เอกสารให้ชัดเจน

 

 

กรณีนี้สามารถปิด CAR ได้หรือไม่ค่ะ

[จอมโจรจอมใจ]

เราควรจะปิด CAR หรือ PAR เมื่อไหร่

1. เมื่อมีหลักฐานยืนยันว่า  มาตรการต่างๆ ถูกนำไปปฏิบัติครบถ้วน และได้ผลลัพธ์ที่ต้องการแล้ว

2. เมื่อ auditee ส่ง CAR หรือ PAR ให้กับ Auditor

[audsanee]

เราควรจะปิด CAR หรือ PAR เมื่อไหร่

1. เมื่อมีหลักฐานยืนยันว่า  มาตรการต่างๆ ถูกนำไปปฏิบัติครบถ้วน และได้ผลลัพธ์ที่ต้องการแล้ว

2. เมื่อ auditee ส่ง CAR หรือ PAR ให้กับ Auditor

 

ตาม Procedure กรณีแก้ไข (CAR) ต้องปิดไม่เกิน 7 วัน แต่ถ้าเป็นกรณีป้องกัน (PAR) ต้องปิดภายใน 30 วันค่ะ

แต่ที่ไม่เข้าใจคือปิด CAR โดยมีหลักฐานเพียง Flow Chart เท่านั้น โดยให้เหตุผลว่าแก้ Procedure ไม่ทัน จึงทำร่าง Flow Chart มาเพื่อแนบปิด CAR ก่อน

ซึ่งทาง Lead Auditor ขอใช้สิทธิในการพิจารณาปิด CAR แบบนี้ค่ะ

[iso_man]

ตาม Procedure กรณีแก้ไข (CAR) ต้องปิดไม่เกิน 7 วัน แต่ถ้าเป็นกรณีป้องกัน (PAR) ต้องปิดภายใน 30 วันค่ะ

แต่ที่ไม่เข้าใจคือปิด CAR โดยมีหลักฐานเพียง Flow Chart เท่านั้น โดยให้เหตุผลว่าแก้ Procedure ไม่ทัน จึงทำร่าง Flow Chart มาเพื่อแนบปิด CAR ก่อน

ซึ่งทาง Lead Auditor ขอใช้สิทธิในการพิจารณาปิด CAR แบบนี้ค่ะ

ผู้ได้รับ CAR/PAR ตอบมาทางผู้มีอำนาจในการปิดก็ยังไม่ปิดให้ได้ครับโดยรอดูประสิทธิผลของการแก้ไข/ป้องกันเป็นไปตามที่กำหนดไว้จริงหรือไม่ ซึ่งเวลาขึ้นอยู่กับปัญหาที่ตอบ ถ้า Procedure ไม่ควรเกิน 7 วันละครับ

[audsanee]

ผู้ได้รับ CAR/PAR ตอบมาทางผู้มีอำนาจในการปิดก็ยังไม่ปิดให้ได้ครับโดยรอดูประสิทธิผลของการแก้ไข/ป้องกันเป็นไปตามที่กำหนดไว้จริงหรือไม่ ซึ่งเวลาขึ้นอยู่กับปัญหาที่ตอบ ถ้า Procedure ไม่ควรเกิน 7 วันละครับ

ขอโทษนะค่ะ ยังไม่เข้าใจเรื่องการปิด CAR และ PAR ค่ะ 

 

ที่คุณ ISO MAN บอกว่าผู้มีอำนาจในการปิด ในที่นี้หมายถึง QMR ใช่ไหมค่ะ และเรื่อง procedure ไม่ควรเกิน 7 วัน หมายถึงว่าเราไม่ควระบุจำนวนวันใน Procedure ใช่หรือเปล่าค่ะ (สิทธิ์ขาดในการปิด CAR อยู่ที่ QMR ใช่ไหมค่ะ)

และถามเพิ่มนะค่ะ กรณีวัดผล KPI ถ้า auditee แจ้งตอน audit ว่ามีการทำ KPI สามารถแสดงให้ auditor ดูได้ แต่ KPI นั้นไม่ได้มีการนำส่งหรือรายงานให้กับทาง QMR กรณีนี้ QMR สามารถให้เป็น CAR ได้หรือเปล่าค่ะ

เพราะถ้าหาก CB เข้ามาตรวจ ทาง QMR ไม่สามารถแสดงเอกสารการวัดผล KPI ได้ QMR จะต้องโดน CAR จาก CB ใช่ไหมค่ะ

[Aranya Chaiyachin]

ขอโทษนะค่ะ ยังไม่เข้าใจเรื่องการปิด CAR และ PAR ค่ะ 

 

ที่คุณ ISO MAN บอกว่าผู้มีอำนาจในการปิด ในที่นี้หมายถึง QMR ใช่ไหมค่ะ และเรื่อง procedure ไม่ควรเกิน 7 วัน หมายถึงว่าเราไม่ควระบุจำนวนวันใน Procedure ใช่หรือเปล่าค่ะ (สิทธิ์ขาดในการปิด CAR อยู่ที่ QMR ใช่ไหมค่ะ) 

  - อันนนี้ขอแชร์ประสบการละกันนะคะ คือถ้าพูดถึง Procedure ของการทำ Internal audit แต่ละบริษัทก็มีความแตกต่างกัน กระบวนการปิด CAR ก็อาจจะมีระยะเวลาต่างกันบ้างแต่ไม่มากค่ะ การแก้ไขก็มีแบบเร่งด่วนถ้า CAR นั้นมีผลกระทบกับ Product โดยตรง อันนี้ 3, 7 วันก้ควรจะแก้นะคะ แต่บาง CAR อาจจะต้องใช้เวลาหรือบางทีต้องมีเรื่องงบประมาณในการแก้ด้วย ย่อมต้องใช้เวลาพอสมควร กรณีนี้ควรจะมีแผนการที่ชัดเจนว่าควรจะทำอะไรเมื่อไหร จะเสร็จประมาณเมื่อใหร่ แล้วทาง Lead audit จะป็นผู้ เฝ้าติดตามผลการแก้ไขเป็นระยะๆ แล้วแจ้ง QMR เพื่อ ทบทวนอีกที ไม่น่ามีปัญหาค่ะ  

 

  - ส่วนจะระบุหรือไม่ระบุลงใน Procedure หรือไม่นั้น ก็แล้วแต่เราค่ะ หากเราคิดว่าทุก CAR เราจะสามารถที่จะปิด ได้ ภายใน 7 วันย่อมเป็นการดีค่ะ แต่จะป็นการผูกมัดตัวเองมาเกินไป เพราะในชีวิตจริงมันไม่ 100% ขนาดนั้นหรอกค่ะ  ขนาด บาง CB ใหญ่ๆ ยังให้เรา Response NC ภายใน 7 วัน ส่วนจะ complete ภายในกี่วันนั้น เขาก็แล้วแต่เรานะคะ แต่ต้องอยู่บนพื้นฐานของความสมเหุตสมผล

 

  - ส่วนสิทธ์ขาดในการปิด CAR นั้น ก้ขึ้นอยู่ที่เราเขียนไว้นะคะ ที่บริษัทก็ให้สิทธิ์ Lead auditor ที่ไป Audit กระบวนการนั้นๆ เป้นคนพิจารณาปิดให้ แล้วให้ทาง QMR review ตอนสุดท้ายค่ะ  ที่ทำมาประมาณ 5 ปี ก็ไม่เคยโดย Comment จาก CB นะคะ ส่วนมากเขาจะดูประสิทธิของการแก้ไข การหาสาเหตุ และการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำมากกว่า 

 

 

และถามเพิ่มนะค่ะ กรณีวัดผล KPI ถ้า auditee แจ้งตอน audit ว่ามีการทำ KPI สามารถแสดงให้ auditor ดูได้ แต่ KPI นั้นไม่ได้มีการนำส่งหรือรายงานให้กับทาง QMR กรณีนี้ QMR สามารถให้เป็น CAR ได้หรือเปล่าค่ะ

เพราะถ้าหาก CB เข้ามาตรวจ ทาง QMR ไม่สามารถแสดงเอกสารการวัดผล KPI ได้ QMR จะต้องโดน CAR จาก CB ใช่ไหมค่ะ

 

   -  หลักฐานในการ Audit ถ้าเขาสามารถแสดงให้ Auditor ณ ขนะนั้นได้ ก็ไม่น่ามีปัญหานี่คะ  การนำส่งรายงานเรื่่อง KPI ให้ QMR รับทราบนั้้น คุณได้เขียนไว้ใน Procedure ไว้หรือปล่าวละคะ่ว่า KPI ทุกแผนก จะต้องรายงานต่อ QMR รับทราบและมีบันทึกเป็นลายลักอักษร ถ้าคุณเขียนไว้อย่างงั้น คนที่จะให้ CAR ควรจะเป็น Auditor ให้ Auditee มากกว่านะคะ ไม่เกี่ยวกับ QMR ค่ะ  ส่วนเรื่อง CB นั้น การ Audit QMR เขาจะดูเรื่องบทบาทหน้าที่มากกว่าค่ะในฐานะที่เป็นตัวแทนฝ่ายบริหารเขารู้บทบาทหน้าที่เขาอย่างไร  ไม่ต้องกลัวโดน CAR ค่ะ 

 

 

ที่ตอบนี่ใช้ประสบการณ์ส่วนตัวนะคะ ท่านอ่านอืน หากเห็นว่าต้อเพิ่มเติมแก้ไข แนะนำได้เต็มที่ค่ะ

 

[audsanee]

ขอบคุณสำหรับคำแนะนำ คุณ ISO MAN และ คุณ chaiyachinsoft 

และขอถามเพิ่มเติมนะคะ เนื่องจากยังมีประสบการณ์ในการ Internal Audit น้อย รวมถึงระบบของบริษัท ยังไม่แน่นอน เมื่อมีการ Internal Audit การปิด CAR จึงสับสนค่ะ

 

1. กรณีเป็น CAR ที่ไม่ได้ปฎิบัติงานตาม procedure กำหนด จะต้องปิด CAR ในส่วนแก้ไขอย่างเดียว ไม่ต้องเขียนวิธีการป้องกันได้ไหมค่ะ

   แล้วเขียนแก้ไข CAR โดยการแก้ไข procedure ให้ตรงตามที่พนักงานปฎิบัติ

   กรณีอาจจะต้องใช้เวลาในการปิด CAR นาน และหาก CB เข้ามา audit  ทาง QMR จะนำเอกสารอะไรให้ cb ที่เข้ามาตรวจดูค่ะ

   หรือเราสามารถปิด car โดยการเขียนใบ DAR เพื่อขอแก้ไข procedure แนบไปกับใบ CAR ก่อนได้หรือเปล่าค่ะ

2. ในการปิด CAR สำหรับการแก้ไข procedure เราสามารถทำ Flow Chart ที่แก้ไขใหม่ แต่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบจาก manager หรือการอนุมัติ มี Flow Chart แผ่นเดียวแนบใบ CAR

3. การใช้แบบฟอร์ม ในการปฏิบัติงานตามกระบวนการ ไม่ได้ขึ้นทะเบียน และไม่ได้มีการอนุมัตินำออกมาใช้ แบบนี้ให้ CAR ได้หรือเปล่าค่ะ

5. ในการปฏิบัติงานตามกระบวนการ ไม่ได้มีการทำ WI และทำ Procedure แต่ทำเอกสารขึ้นมาเพื่อให้ใช้ในการปฏิบัติงานก่อน ถ้าปฏิบัติงานได้ตามที่เขียน ค่อยทำ WI  กรณีเช่นนี้เมื่อ auditor

    ตรวจพบมีการทำงานตามเอกสารที่ยังไม่ได้อนุมัติจะเป็น CAR หรือ PAR ได้หรือเปล่าค่ะ เนื่องจากเอกสารที่เขียนขึ้นมาไม่ได้กำหนดเรื่องระยะเวลาการใช้ บอกแต่ให้ใช้จนกว่าจะเห็นผล