1. ทำความเข้าใจกันก่อนในองค์กร ว่า KPI ไหนใครรับผิดชอบ ถ้าไม่บรรลุผลแล้ว ใครจะต้องกำหนดการดำเนินการวิเคราะห์ แก้ไข ถ้ายังไม่รู้ว่า วิธีการที่ว่าทำอย่างไร ก็ต้องสอนกันครับ ในองค์กรใครทำเป็นก็สอนๆ กัน ไม่เป็นก็ไปหาเรียนจากภายนอก จริงๆ ก็ง่ายๆ นะ อบรมกันเองในองค์กรก็น่าจะเพียงพอ
2. แสดงว่ามีระบบอยู่แล้วว่า ต้องมีการเขียนลงในใบไหน ซึ่งหลักฐานตัวนี้ต้องอยู่ใยนระบบอยู่แล้วครับ แต่ถ้าถามว่าต้องมีเลขฟอร์มมั๊ย ถ้าหน้าตามันเป็นแบบฟอร์ม ก็ควรต้องมีหมายเลขครับ แต่ถ้าหน้าตาไม่ใช่ฟอร์ม เป็นเหมือนรายงาน ไม่มีรูปแบบที่เป็นฟอร์ม ก็ไม่ต้อง แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น จะฟอร์มไม่ฟอร์ม ก็ถือเป็น documented information
ถ้าจะตอบ CAR Auditor ก็ประมาณนี้
สาเหตุ
ผู้ที่เกี่ยวข้องยังขาดความเข้าใจในเรื่องของ................
1. อบรมผู้ที่เกี่ยวข้อง เกี่ยวกับการวิเคราะห์ และกำหนดมาตรการแก้ไข กรณี KPI ไม่บรรลุผล รวมถึงการวิเคราะห์เพื่อปรับปรุง
2. กำหนดแบบฟอร์ม (หรือรายงาน) การเฝ้าติดตาม KPI ซึ่งรวมไปถึงกราฟวิเคราะห์ (ที่คุณว่า)
3. ระบุใน Procedure......... (ข้อนี้ไม่ต้องก็ได้ครับ แต่ถ้าอยากเขียนไว้ก็ได้)