[ถอดความจากเพจ ISOTUTOR]
ISO Tutor ในตอนที่ 8 จะเสนอ ข้อกำหนด ISO9001:2015 ข้อกำหนด 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง
ในวันนี้ จะเป็นตอนที่ 8 จะเสนอข้อกำหนดที่ 6.3 การวางแผนการเปลี่ยนแปลง planning of change ซึ่งจริงๆ ข้อกำหนดนี้เนี่ยถามว่า เป็นข้อกำหนดใหม่ของ ISO9001:2015 เลยหรือเปล่า จริงๆมันไม่ได้ เป็นข้อกำหนดใหม่นะฮะ เพียงแต่ข้อกำหนดเดิม มันอาจจะ เขียนไว้ ไม่ค่อยชัดเท่าไหร่ ในข้อกำหนดนี้เนี่ยนะฮะ ก็ได้ยกในเรื่องของการวางแผนการเปลี่ยนแปลงในข้อกำหนดใหญ่ๆ ข้อหนึ่งเลย
ซึ่งตรงนี้เนี่ยนะครับ ในข้อกำหนดเขาบอกว่า เมื่อองค์กรได้ระบุความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงระบบบริหารคุณภาพการเปลี่ยนแปลงต้องถูกดำเนินการให้บรรลุผลตามวิธีที่ได้วางแผนไว้ เขาให้วางแผนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงขึ้น ถามว่าการเปลี่ยนแปลงระบบบริหารคุณภาพคืออะไร การเปลี่ยนแปลงระบบบริหารคุณภาพ เราจะมองในภาพใหญ่ของระบบ ส่วนการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวกับการดำเนินการ อย่างเช่น สมมติว่า อย่างเช่นการเปลี่ยนแปลง ในเรื่องของสเปกผลิตภัณฑ์หรือการผลิตอะไรต่างๆ พวกเนี้ย จะเปลี่ยนอุณหภูมิของเครื่อง เดี๋ยวยกไป มันจะมีข้อกำหนดอยู่ข้อ 1 ที่พูดถึงเรื่องการควบคุมการเปลี่ยนแปลง ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการผลิตการบริการพวกนั้น
ในข้อกำหนดนี้จะพูดถึงการเปลี่ยนแปลงในเชิงของระบบ ซึ่งถ้าเรามีการเปลี่ยนแปลง ผมยกตัวอย่างสมมุติว่าเรา องค์กรเนี่ยมีการเพิ่มแผนกใหม่ขึ้นมาแผนกหนึ่ง ถามว่ามันมีผลกระทบอะไรบ้าง แน่นอนฮะ เมื่อมันมีการเพิ่มแผนกใหม่กระทบตั้งแต่ผังองค์กรที่ได้ทำไว้ มีผลกระทบกับ Job description ซึ่งอาจจะต้องมาปรับแก้ หรือเพิ่มเติมตำแหน่ง อะไรใหม่ๆ มีผลกระทบกับ Procedure ที่เคยเขียนไว้ ซึ่งเมื่อก่อน Job description เขียนไว้ เป็นความรับผิดชอบของ แผนกอีกแผนกนึง มีผลกระทบอะไรอีก ผลกระทบที่ว่าเอ่อ เราจะต้องมีการมา กำหนดความเสี่ยงและโอกาสของกระบวนการใหม่ และอาจจะมีผลกระทบอะไรอื่นๆ อีก ซึ่งตรงนี้เนี่ย ถ้าสมมติ เราไม่มีการวางแผนไว้ อย่างเป็นระบบ กิจกรรมที่พูดมาเนี่ย อาจจะลืม อาจจะไม่สามารถทำได้อย่างครบถ้วน เช่น ที่บางทีไป Audit บ่อยๆ จะเจอ บางทีมันมีแผนกใหม่ขึ้นมา แต่ Job description ยังไม่มี Procedure ยังไม่ได้แก้ ความเสี่ยงและโอกาสยังไม่ได้มีการกำหนดอย่างงี้เป็นต้น
เพราะฉะนั้นเราจะต้องมีการวางแผนซึ่งตรงนี้ ในข้อกำหนดเขา ไม่ได้บอกว่า หน้าตาแผนอะไรที่ว่า จะต้องทำยังไง จะต้องมีเป็นเอกสารไหม เขาก็ไม่ได้พูดถึง แต่ที่นี้ก็เยอะ สิ่งที่อยากจะแนะนำก็คือว่าการวางแผนคือให้กำหนดให้เป็นแผนงานขึ้นมา เป็นเหมือนเป็น Action plan ก็ได้ ว่าในการในการเปลี่ยนแปลงตรงนี้คุณต้องทำอะไร หนึ่ง คุณจะต้องมีการแก้ไขผังองค์กรเสนอให้ผู้บริหารคิดพิจารณาอนุมัติ มีการ แก้ไข Job description มีการประเมินความเสี่ยงและโอกาส มีการกำหนด KPI วัตถุประสงค์และเป้าหมายของหน่วยงานใหม่ที่อันนี้ขึ้นมา
และก็อีกเยอะแยะมากมาย ที่มันมีผลกระทบที่ว่า จะต้องมีการดำเนินการคือเราต้องวางแผน ทำแผนขึ้นมาอันนี้เป็นตัวอย่าง อาจจะมีการปรับในเครื่องของ การเพิ่มแผนกใหม่ ซึ่งมันก็รวมถึง เขาเรียกว่าการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่มันมักจะมีผลกระทบที่ทำให้บางทีระบบคุณภาพที่วางไว้มันเสียสมดุลไปเลยนะครับ
อีกสักตัวอย่างนึง สมมติว่า องค์กรมีการพิจารณา นำระบบสารสนเทศมาใช้ แต่ก่อนนี้บันทึกอะไรก็บันทึกด้วยมือ เอกสารอะไรก็เปิดแฟ้มมาอ่าน แต่ที่นี้เรามีการพิจารณาว่าจะเอาโปรแกรมซอฟต์แวร์มาสักตัวนึงเข้ามาใช้ในองค์กร ซึ่งตรงนี้ถามว่ามีผลกระทบอะไรบ้าง ก็มีผลกระทบหมดนะฮะตั้งแต่อะไรฮะ Procedure ก็ต้องมารีวิว มาใหม่เขียนใหม่ หรืออาจจะกระทบอะไรต่างๆอีกอย่าง Job description ยังต้องมาประเมินความเสี่ยงโอกาสของการใช้ซอฟต์แวร์ ที่เราจะเอามาใช้ มันมีความเสี่ยงไหม รวมถึง อื่นๆ ที่เรามองว่ามัน น่าจะต้องมีผลกระทบ จากการเปลี่ยนแปลงตรงนี้ เพราะฉะนั้นตรงนี้เราก็วางแผนขึ้นมา ว่าเราจะต้องทำอะไรบ้าง ซึ่งตรงนี้เราต้องพิจารณาว่าเนี่ยสิ่งที่เปลี่ยนไปเนี่ย เราอยากได้อะไร จุดประสงค์การเปลี่ยนแปลงคืออะไรผลกระทบที่จะตามมา รวมถึงเราจะมั่นใจได้ยังไงว่า ระบบบริหารคุณภาพเนี่ย มันยังสมบูรณ์ เขาเรียกว่าความสมบูรณ์อะไรต่างๆ ตรงนี้อยู่ แล้วก็ทรัพยากรต่างๆ ล่ะ มันจะยังมีความพร้อมอยู่ไหม ถ้าเกิดมันมีความเปลี่ยนแปลงตรงนี้ขึ้นมาจะต้องเสนอขออนุมัติทรัพยากรอะไรเพิ่มเติมไหม ที่ผู้บริหาร อาจจะต้องจัดหาให้ และก็การจัดสรรเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบอำนาจหน้าที่ ซึ่งถ้าเกิดมันมีอะไรเปลี่ยนแปลงขึ้น สิ่งหนึ่งที่มักจะตามมาอย่างที่เจอบ่อยบ่อย บางทีอำนาจหน้าที่ต่างๆเปลี่ยน เช่น ต้องมีผู้ที่มารับผิดชอบตรงนี้ใหม่คือมีผลกระทบว่าจะต้องเข้าไปแก้ไข Job description จะต้องไปแก้ Procedure อะไรต่างๆ ซึ่งตรงนี้ก็แล้วแต่ว่า มันมีผลกระทบอะไร กับสิ่งที่เราต้องการบ้าง นี่คือวัตถุประสงค์ ทำไมถึงจะต้องมีการวางแผน ในการเปลี่ยนแปลงเพราะถ้าไม่มีแผนแล้ว มันมีความสุ่มเสี่ยงที่ว่า ระบบบริหารคุณภาพมันจะไม่คงความสมบูรณ์ หรือบางที นึกถึงองค์กร ที่บางทีผมเจอเยอะ ทำระบบอะไรใหม่ๆ มันก็โอเค ทำระบบปีละปีแรกโอโหเป๊ะ แต่พอห่างไปสักปีนึง มันมีการเปลี่ยนแปลง อะไรเกิดขึ้นเยอะแยะ ภายใน 1 ปี
ไปดูระบบอีกทีเนี่ย มันมันไม่เหมือนเดิม มันมีในสิ่ง ที่เราและมักจะเรียกมัน ว่ามันสูญเสียตรงนี้ไปสูญเสียความสมบูรณ์ เพราะฉะนั้นเนี่ย ก็ต้องมีการวางแผน และมีการดำเนินการตามแผนตรงนั้นน่ะ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบมันยังคงความสมบูรณ์ได้อยู่
