[ถอดความจากเพจ ISOTUTOR]
ISO Tutor ในตอนที่ 9 จะเสนอ ข้อกำหนด ISO9001:2015 ข้อกำหนด 7 การสนับสนุน
ซึ่งในข้อนี้เริ่มที่ข้อกำหนด 7.1.ทรัพยากร และก็จะมีการแบ่งออกเป็นข้อย่อยๆ อีกหลายข้อนะครับ
7.1.1 พูดถึงบททั่วไปนะครับ ก็คือทรัพยากรพูดโดยภาพรวม ไม่ว่าจะเป็นคน เป็นปัจจัยพื้นฐาน เป็นสภาพแวดล้อมในการทำงาน และคนอื่นๆ ตรงนี้เนี่ย ข้อกำหนดบอกว่า จะต้องมีการกำหนดและต้องจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็น จำเป็นสำหรับการจัดตั้งนำไปปฏิบัติคงรักษา และปรับปรุงระบบบริหารคุณภาพอย่างต่อเนื่อง การที่องค์กรจะมีการตั้งระบบคุณภาพขึ้นมา รวมถึงที่จะนำระบบไปปรับปรุงและคงรักษาไว้ปรับปุงอย่างต่อเนื่อง ตรงนี้เนี่ย จำเป็นจะต้องมีการใช้ทรัพยากร เช่น จะต้องมีการใช้คน ใช้ปัจจัยพื้นฐานใช้ในเรื่องของความสามารถ มีความรู้ขององค์กร มีสภาพแวดล้อมในการทำงาน รวมถึงมีทรัพยากรที่ต้องมาใช้ในการเฝ้าติดตามและการวัด ทรัพยากรเหล่านี้เขาบอกว่ามีการกำหนดและก็มีการจัดสรร ให้มั่นใจว่ามีอย่างเพียงพอ ซึ่งในข้อกำหนดที่ 7.1.1 ทั่วไปตรงนี้เนี่ย ยังไม่ได้มีการ focus ลงไปว่าเป็นทรัพยากรอะไรพูดถึงโดยภาพรวม
เพราะฉะนั้นในเรื่องของการนำข้อกำหนดไปใช้เนี่ย ก็จะต้องมีการนำไปใช้ร่วมกับข้อกำหนดอื่นๆ ที่เกี่ยว ข้องนั่นก็คือจะพูดเฉพาะเจาะจงลงไป แต่ในข้อนี้ก็คือต้อง ต้องจัดให้มีที่จำเป็น เพราะฉะนั้นเนี่ย ในการดำเนินระบบบริหารคุณภาพเนี่ย ถ้าเกิดทรัพยากรไม่เพียงพอแล้วมันก็คงจะทำให้ระบบเนี่ยนะฮะ มันไม่มีประสิทธิภาพประสิทธิผลเท่าที่ควร เพราะฉะนั้นเนี่ยในเรื่องของทรัพยากรตรงนี้จะต้องมั่นใจว่ามีอย่างเพียงพอ ที่นี้เรามาดูข้อกำหนดที่เจาะจงลงไปที่พูดถึง เรื่องทรัพยากรแต่ละตัว
ข้อ 7.1.2 พูดถึงคน ทรัพยากรตรงนี้คือคน องกรค์ต้องจัด หาบุคลากรที่จำเป็น ต่อการปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ของระบบบริหารคุณภาพ รวมถึงการใช้คน ในการไปดำเนินควบคุม กระบวนการต่างๆ เพราะฉะนั้นเนี่ย ในข้อกำหนดนี้ เขาบอกว่าคน ต้องมีอย่างเพียงพอ ต้องพร้อมในการประยุกต์ข้อกำหนดนี้โดยทั่วไปก็ น่าจะเป็นถ้าเกิดในองค์กรทั่วไป หน้าที่ของ HR หรือว่าฝ่ายบุคคล ที่มีหน้าที่ จะต้องมีหน้าที่ การจัดหาคน เราจะมองกัน ในเรื่องกระบวนการสรรหา โยงมาถึงการคัดเลือกให้ได้คน คนจะต้องมีอย่างเพียงพอ ซึ่งในข้อกำหนดตรงนี้เนี่ย มันจะต้องโยงไปจนถึงเรื่องของความสามารถของคนด้วย
เดี๋ยวจะมีข้อกำหนดที่พูดถึงความสามารถ ไม่ใช่ว่าพูดว่าได้คนมาแล้วเนี่ย ได้แต่จำนวนแต่ว่าคนไม่มีคุณสมบัติ หรือความสามารถ ก็คงจะไม่สามารถ ที่จะทำงานตอบสนอง ความต้องการ ของลูกค้าขององค์กรได้ เพราะฉะนั้นในข้อของ 7.1.2 ตรงนี้เนี่ย ก็คือว่า จะต้องมีการจัดหาคน ให้เพียงพอในการที่จะนำไป ดำเนินการควบคุมกระบวนการต่างๆ ซึ่งตรงนี้ ก็คงไม่มีอะไรเป็นพิเศษ ก็คือว่าองค์กร ต้องตั้งกระบวนการ ในการสรรหา ในการหาคน หายังไง มีช่องทางในการหาคนยังไง คือตรงนี้ยังไงก็ได้ โดยบางทีองค์กรเล็กๆ อาจจะเป็นในลักษณะของการติดประกาศหน้าองค์กร หรือเป็นการให้บอกกันแบบปากต่อปาก หรือไปสรรหาจากสำนักจัดหางาน หรือจาก head hunter หรือว่าเป็นผู้ที่บริการด้านนี้ จัดหางานมันก็แล้วแต่ แล้วแต่พิธีการว่าองค์กรจะมีการสรรหาหาคน มาได้อย่างไร ให้มั่นใจว่าเรา มีคนที่เพียงพอ ในเรื่องการตอบสนอง ในเรื่องของระบบคุณภาพ
ในข้อกำหนดถัดไป เรื่องทรัพยากร ข้อ 7.1.3 Infrastructure หรือว่าปัจจัยพื้นฐาน หรือว่าโครงสร้างพื้นฐานนั่นเอง ในข้อกำหนดนี้ก็ ถ้าเทียบกับข้อกำหนด ISO9001:2008 แล้วก็คงจะไม่มีอะไรที่แตกต่างไปจากเดิมในข้อกำหนด ISO9001:2008 เข้ากำหนดที่ 6.3 นะครับ ข้อกำหนดนี้ บอกว่ามีการกำหนดจัดเตรียม และก็คงรักษาไว้ซึ่งปัจจัยพื้นฐาน infrastructure ที่จำเป็น จำเป็นต่ออะไร จำเป็นต่อการนำไปปฏิบัติของกระบวนการต่างๆ ในการบรรลุถึงการสอดคล้อง ตามข้อกำหนด ของผลิตภัณฑ์และบริการ ซึ่งในการพิจารณา โครงสร้างพื้นฐานตรงนี้เนี่ย เราจะพิจารณาโครงสร้างพื้นฐาน หรือว่าปัจจัยพื้นฐานที่จำเป็น ในการที่จะไปดำเนินกระบวนการต่างๆ ที่มันสอดคล้อง ของผลิตภัณฑ์หรือบริการ ซึ่ง ก็ต้องมาตีความว่าปัจจัยโครงสร้างพื้นฐานอะไรบ้าง ที่ มามีผลกระทบ กับความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์หรือบริการดังกล่าว ซึ่งถ้าอาจเป็นโรงงาน หรืออาจจะมองว่าเครื่องจักร เป็นเครื่องจักรอุปกรณ์ต่างๆ ที่ที่ใช้ในการผลิต ตรงนี้มีผลกระทบกับความสอดคล้อง ของข้อกำหนดหรือผลิตภัณฑ์ หรือบริการแน่นอน
แต่ก็คง ไม่ใช่แต่เฉพาะเครื่องจักร อุปกรณ์ที่ว่า มันก็ต้องมี ปัจจัยพื้นฐานหรืออื่นๆ ด้วย ถึงความสำคัญมันจะลองลงไปจากเครื่องจักร ยกตัวอย่าง อย่างเช่นว่า ในแวร์เฮ้าส์ อาจจะมีการใช้รถโฟล์คลิฟท์ หรือในแผนกขนส่ง อาจจะมีการใช้รถในการขนส่งสินค้า เพื่อไปให้กับลูกค้า แม้แต่ในแผนกขาย หรือแผนกต่างๆเนี่ย ก็มีการใช้ เขาเรียกข้อมูล ตัวสารสนเทศต่างๆ นะครับ อาจจะมีการใช้ ซอฟต์แวร์ในการบันทึกข้อกำหนด ของลูกค้า หรือยังแวร์เฮ้าส์ มีการใช้โปรแกรมในเรื่องของการควบคุมสต็อกอย่างนี้เป็นต้น
ข้อมูลสารสนเทศต่างๆ พวกนี้เนี่ย ก็ถือว่าเป็น ปัจจัยพื้นฐานสำคัญเหมือนกัน เนื่องจากมันมีผลกระทบ กับเรียกว่า ข้อกำหนดและความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ หรือบริการทั้งสิ้น เพราะฉะนั้น โครงสร้างต่างๆ เนี่ย มันก็สามารถ ที่จะมองได้กว้าง ในส่วนของข้อกำหนดเองเนี่ย เขาก็มีหมายเหตุไว้ให้เนี่ย ว่าโครงสร้างพื้นฐาน จนรวมถึงอาคาร สาธารณูปโภคที่เกี่ยวข้อง อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟแวร์ การขนส่งหรือเทคโนโลยีสารสนเทศ การสื่อสารต่างๆ เราต้องมาตีความว่า ธุรกิจเรา กระบวนการต่างๆ มันมีปัจจัยพื้นฐานอะไรบ้าง ที่มีผลกระทบกับความสอดคล้อง ที่ว่านี้ ทีนี้ถามว่า ถ้าเกิดเราได้แล้ว มีโครงสร้างพื้นฐานอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง แล้วเราจะต้องทำอะไร ตรงนี้เขาบอกว่า ให้มีการ มั่นใจว่ามี มีพร้อมแล้วก็คงรักษามีการ maintain infrastructure เหล่านี้ ซึ่งการ maintenance บำรุงรักษาตรงเนี่ย อย่างน้อยเราต้องมองในในสองเชิง สองมุมมอง 1 เขาเรียกว่า Preventive Maintenance การบำรุงรักษาเชิงป้องกันนะครับ
เราซื้อเครื่องจักร มาสักเครื่องหนึ่ง คงไม่ใช่ว่าจะใช้มัน จนกว่าจะพังกันไปข้างนึง เราก็ต้องมีการวางระบบตรวจสอบดูแลเปลี่ยนแปลงชิ้นส่วนที่สึกหรอ หรือถึงเวลาจะต้องบำรุงรักษา อะไรตรงนี้บ้าง ก็คือเรามีแผนมี check sheet มีบันทึก สำหรับการ บันทึก ว่าเราได้มีการบำรุงรักษาตาม แผนอะไรยังไงบ้าง คอนเซ็ปก็เหมือนกับเรา อาจจะซื้อรถ หรือซื้อมอเตอร์ไซค์ มาสักคันหนึ่ง ก็ต้องมีการ นำไปเปลี่ยนน้ำมันเครื่องตรวจสอบเป็นระยะ ระยะ เพื่ออะไรฮะ เพื่อไม่ให้มัน ป้องกันไม่ให้มันเสีย เราจะมีการดูแลรักษาเป็นระยะๆ ตามแผน อันนี้คือคอนเซ็ปของ Preventive Maintenance
อีกตัวก็คือ Breakdown Maintenance ก็คือ ถ้ามันเสียแล้ว จะทำยังไงเพื่อให้มันเป็นยังไงฮะ ให้มันสามารถกลับคืนมาใช้ ให้เร็วที่สุด ไม่ให้มีผลกระทบต่อการตอบสนอง ความพึงพอใจของลูกค้า หรือความสอดคล้อง เช่น ถ้าเกิดเครื่องจักรเสีย จอดนาน มันจะต้องส่งมอบล่าช้า อะไรประมาณนี้
เพราะฉะนั้นการที่วางระบบในเรื่องของการซ่อม ซึ่งอาจจะใช้ ใช้การบันทึกใบแจ้งซ่อม ที่บริษัททั่วไป มีการวางระบบตรงนี้ขึ้นมา ถ้าเกิดมันมีปัจจัยพื้นฐาน ที่เสียจะมีการออกใบแจ้งซ่อมเพื่อ เพื่อจะได้บันทึกว่าจะมีการดำเนินการยังไงบ้าง เช่น จะซ่อมยังไง เปลี่ยนอะไหล่ อะไรยังไงบ้างนะครับ อันนี้เป็นปัจจัยพื้นฐานทั่วๆ ไป ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้กับปัจจัยพื้นฐานได้ทุกอย่างนะฮะ
ถ้าเป็นในแง่ของในเรื่อง เทคโนโลยีสารสนเทศ ตรงนี้มันก็จะโยงไปในเรื่องของ ข้อมูลสารสนเทศต่างๆ ซึ่งตัว Information System ที่ว่าเนี่ยอาจจะต้องครอบคลุมไปถึง ในเรื่องของการ backup ข้อมูล การสำรองข้อมูล เพื่อได้มั่นใจว่าเออ ถ้าเกิด ฮาร์ดแวร์มันเสีย ข้อมูลที่เราสำรองไว้ ก็จะคงสามารถ ที่จะดึงมาใช้ได้อย่างนี้เป็นต้น
หรือการป้องกันภัยคุกคามจากภายนอก ไวรัส ที่ออกมาใหม่ๆ นะครับ เราจะมีการตรวจจับ จะมีการป้องกันอะไรต่างๆ ตรงนี้ยังไง จะป้องกันโดยฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์ก็ว่าไป สามารถตรงนี้ได้ แล้วเราจะคอยอัพเดทตรงนี้ยังไง เวลาซื้อ license ของแอนตี้ไวรัส มาก็จะดูแลไม่ให้มันหมดอายุยังไง ต่ออายุยังไง อันนี้แหละคอนเซ็ป โดยรวม ก็คือจะ คงรักษาหรือ maintain ตัวที่เขาเรียกว่า infrastructure เหล่านี้ได้ยังไง
เพราะฉะนั้นตรงนี้ขอย้ำว่า เราจะต้องมาวิเคราะห์และตีความก่อนว่า มี infrastructure อะไรบ้างที่ ในองค์กรของเราแล้ว มันเกี่ยวข้องหรือมีผลกระทบกับ ความสอดคล้อง กับผลิตภัณฑ์ของบริการ เราจะคงรักษา infrastructure เหล่านี้ ให้เป็นยังไงฮะ ให้สามารถที่จะอยู่กับเราไปนานๆ ให้ตอบสนองข้อกำหนดของลูกค้า หรือความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์ ได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ติดขัดอะไรตรงนี้
เพราะฉะนั้นตรงนี้ก็เป็นหนึ่งในข้อกำหนดของ ISO9001:2015 ที่เราจะต้องมีการนำไปใช้
ผู้ถอดข้อความ อันธิกา วงษ์โสภา
