[ถอดความจากเพจ ISOTUTOR]
ISO Tutor ในตอนที่ 13 จะเสนอ ข้อกำหนด ISO9001:2015 ข้อกำหนด 7.4 การสื่อสาร 7.5 ข้อมูลเอกสารทั่วไป
ในตอนที่ 13 นี้นะครับ iso tutor ขอเสนอ ข้อกำหนดที่ 7.4 ในเรื่องของ การสื่อสารนะครับ ซึ่งในข้อกำหนดนี้ บอกว่าองค์การจะต้องกำหนดความจำเป็น ในการสื่อสารภายใน และภายนอกองค์กร นะครับ ที่เกี่ยวกับระบบบริหารคุณภาพ นะครับ ซึ่งในข้อกำหนดที่ 2015 นี้นะครับ อาจจะมีข้อแตกต่างจากเวอร์ชั่นเดิม คือ 2008 เล็กน้อย นะครับ ซึ่งในเวอร์ชั่น 2008 นะครับ ถ้าพูดถึงเรื่องของการสื่อสาร จะเน้นในเรื่องของการสื่อสารภายใน และก็การสื่อสารกับลูกค้า นะครับ แต่ตรงนี้เค้าเน้นในเรื่องการสื่อสารภายในและภายนอกนะครับ ซึ่งมันก็รวมไปถึงการสื่อสารไปยังผู้สนใจ (ภาษาอังกฤษ) ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องนะครับ
การสื่อสารตรงนี้ ในข้อกำหนดที่ 7.4 เค้าก็ไม่ได้บอกว่าสื่อสารอะไรบ้าง นะครับ แต่เราก็ต้องไปดูในข้อกำหนดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องนะครับ ที่ได้พูดถึงข้อกำหนดนี้ จะต้องสื่อสารอะไรบ้าง ผมยกตัวอย่างข้อกำหนดเรื่องของนโยบาย ที่บอกว่านโยบายจะต้องมีการสื่อสาร นะครับ สื่อสารภายใน รวมถึงอาจจะพูดไว้อ้อมๆ แต่จริงๆ แล้ว ก็คือต้องการให้สื่อสารไปยัง ภายนอกนะครับ หรือให้ภายนอกเข้าถึงได้ เพราะฉะนั้นเนี่ย เราอาจจะกำหนดให้นโยบาย มีการสื่อสารไปยัง ผู้สนใจ ด้วย อย่างนี้เป็นต้น นะครับ
เพราะฉะนั้นเราก็อาจจะต้อง ดูว่า ในแต่ละข้อกำหนดต่างๆ เขาต้องการ ให้มีการสื่อสารอะไรบ้าง มีอยู่หลายเรื่องด้วยกัน รวมถึงเรื่องของวัตถุประสงค์คุณภาพ เรื่องของอำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบต่างๆ นะครับ ที่ต้องการให้มีการสื่อสาร ที่นี่ในข้อกำหนดมันค่อนข้างที่จะเขียนไว้อย่างชัดเจน ว่าการสื่อสารภายในภายนอกนี้ นะครับ อาจจะต้องมีการกำหนดว่า จะสื่อสารอะไร สื่อสารเมื่อไหร่ สื่อสารกับใคร และสื่อสารอย่างไร คือเหมือนกับว่า เขาต้องการให้กำหนดตรงนี้ อย่างชัดเจน ซึ่งอาจจะไม่ได้กำหนดเป็นเอกสาร ไม่ได้ต้องการให้เป็นเอกสาร เพียงแต่ว่า อาจจะต้องกำหนดว่า อย่างสื่อสาร ผมยกตัวนะ อย่างสื่อสารนโยบายคุณภาพเนี่ย คือสื่อสารอะไร และสื่อสารเมื่อไหร่ล่ะ นโยบายคุณภาพต้องสื่อสารเมื่อไหร่ นะครับ อาจจะเป็นสื่อสาร เมื่อพนักงานใหม่เข้ามายังบริษัทอย่างนี้ เป็นต้น รวมถึงจะต้องสื่อสารในเวลาไหน เมื่อไหร่อะไรต่างๆ ก็ว่าไป สื่อสารกับใคร สื่อสารไปยังพนักงาน สื่อสารไปยังผู้ที่ทำงานภายใต้ความควบคุมขององค์กร
หรือสื่อสารไปยัง (ภาษาอังกฤษ) นะครับ หรือผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้สนใจต่างๆ สื่อสารอย่างไรล่ะ นี้คือวิธีการ นะครับ วิธีการจะสื่อสารยังไงล่ะ จะอีเมลไปให้กับผู้สนใจภายนอก ภายในจะมีการสื่อสารโดยการติดประกาศ หรือมีการประชุมชี้แจง คือประมาณว่าไอ้ตัวข่าวสารต่างๆ ที่เราต้องการสื่อสารเนี่ย อาจจะมี กำหนดไว้อย่างชัดเจนนะครับ ทำเป็นตารางไว้เลยว่า นโยบายคุณภาพต้องสื่อสารเมื่อไหร่ กับใคร อย่างไรวัตถุประสงค์คุณภาพ จะต้องสื่อสารเมื่อไหร่ สื่อสารกับใคร สื่อสารยังไง ถ้าเกิดเราสามารถ ทำได้แบบนี้มันก็จะทำให้ กระบวนการในการสื่อสาร มันค่อนข้างที่จะชัดเจน และสามารถที่จะนำไปปฏิบัติ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อต่อไปข้อ 7.5 เป็นเรื่องของ (ภาษาอังกฤษ) ข้อมูลเอกสาร นะครับ แต่เดิมข้อกำหนด iso ใน เวอร์ชั่น 2008 รวมถึงในเวอร์ชั่นก่อนๆ ก่อนหน้า 2008 อาจจะเป็น 2,000 เป็น 1994 หรือเวอร์ชั่นก่อนหน้านั้น นะครับ มันจะมีการแยก แยกข้อมูลเอกสารออกเป็น 2 คำ อย่างที่เราคุ้นเคยกันมานาน
1.คือคำว่าเอกสาร หรือ document
2 คือคำว่าบันทึก หรือ records
ใน iso เวอร์ชั่น 9001-2015 นี้นะครับ เขายุบรวม 2 คำนี้ ไว้ด้วยกัน เป็นคำว่า documented information หรือข้อมูล ที่ทำเป็นเอกสารนั่นเอง เหตุผลหนึ่ง ก็คือว่า ในยุคปัจจุบัน รวมถึงแนวโน้มในอนาคต ไอ้พวกสารสนเทศต่างๆ เนี่ยนะครับ มันจะมีการทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น อาจจะมีการจัดการผ่าน application ผ่าน software ต่างๆ ซึ่งมันอาจจะไม่เป็นรูปแบบดั้งเดิม เหมือนที่เราเป็นมาในอดีต เป็นแฟ้มเอกสาร หนาเป็นปึกๆ อะไรพวกนี้ เพราะฉะนั้น ในเรื่องของ documented กับ reccord มันมีแนวโน้มที่จะเอามารวมกันได้มากขึ้นนะครับ
เพราะฉะนั้น ในข้อกำหนดนี้ เวลาทำความเข้าใจ สมมุติว่า เรามีความเข้าใจในข้อกำหนดเดิม จะต้องเอาเข้ากำหนดเดิม ในเรื่องในเรื่องของ documents กับ records เนี่ยมายุบรวมกันนะครับ เขาบอกว่าระบบบริหารคุณภาพเนี่ย นะครับ มันจะต้องมีข้อมูลเอกสาร 2 ส่วน 1. ก็คือว่าในข้อกำหนดมีการระบุไว้อย่างชัดเจน อย่างเช่น ในข้อกำหนดต่างๆ มันจะมีตั้งแต่ ข้อกำหนดแรกๆ ในเรื่องของ scope ขอบข่าย นะครับ ที่บอกว่าจะต้องมีการ ทำเป็น documented information อย่างนี้เป็นต้น นะครับ และจะมีข้อกำหนดอย่างอื่นอีกเยอะแยะ ที่บอกว่าอย่างเช่น ในเรื่องของการ ดำเนินการที่ทำให้เกิด ความสามารถ เป็นข้อกำหนดที่เพิ่งพูดผ่านมา ก็คือว่า จะต้องมีการ ดำเนินการเป็น Documented information เช่นจะต้องเก็บ เรคคอร์ดเก็บบันทึกการฝึกอบรม อะไรต่างๆ พวกนี้ นั่นก็คือข้อมูลเอกสาร ที่อยู่ข้อกำหนด iso บังคับให้มี ซึ่งอันนี้ยังไงก็ต้องทำ อีกส่วนหนึ่งก็คือ เนื่องจากข้อกำหนดมันบังคับให้มีมีการทำเป็นเอกสารหรือเก็บเรคคอร์ดอีกส่วนนึงก็คือข้อมูลเอกสารที่ข้อกำหนดไม่ได้บังคับ
แต่องค์กรอาจจะมีการดำเนินการทำขึ้นมาเองนะครับ โดยเห็นว่ามีความจำเป็น ต่อระบบบริหารคุณภาพตัวอย่างเช่น ในข้อกำหนด ISO9001เวอร์ชั่น 2015 ไม่ได้บังคับว่า จะต้องมีคู่มือคุณภาพ ไม่ต้องบังคับว่ามี procedure ในเรื่องต่างๆ ซึ่งมันต่างจากเดิม ซึ่งเดิมบังคับ อย่าง 2008 เคยบังคับอยู่ 6 เรื่อง ใน 2015 เนี่ยไม่มีการบังคับว่าจะต้องมีโพสิเยอร์ที่เป็นเอกสาร แต่องค์กร อาจจะเห็นว่า เราควรจะมีเอกสาร เพราะว่าจำเป็น ต่อประสิทธิผล ของระบบบริหารคุณภาพ อย่างน้อย เช่น procedure ที่เป็นเอกสารเนี่ย มันก็ยังเป็นสิ่งที่คงรักษาองค์ความรู้ ไว้กับองค์กร อย่างที่พูดไว้ในข้อ 7.1.6 นะครับ เรื่องขององค์กร เราเห็นว่าจำเป็นเราก็ยังต้อง ต้องมีเอกสารตรงนี้ นะครับ เพราะฉะนั้นเอกสารเนี่ย
1. ข้อกำหนดบังคับ
2. ไม่บังคับ
แต่เราเห็นว่าจำเป็น เพราะฉะนั้น ตรงนี้เนี่ยนะครับ ถ้าเป็นองค์กรที่เคยมีระบบ ISO9001 ในเวอร์ชั่นเดิมๆ ซึ่งแต่เดิม ตั้งแต่อดีตเนี่ย มีการบังคับเอกสารค่อนข้างเยอะนะครับ และก็ลดความสำคัญลงเรื่อยๆ จนถึง เวอร์ชั่น 2015 เนี่ย ไม่ได้มีการบังคับเอกสาร แต่ถ้าเกิดเรา เห็นว่าจำเป็นเราก็ ไม่จำเป็นที่จะต้องไป เขาเรียก ไปยกเลิกเอกสารต่างๆ ที่เป็น โพสิเยอร์ ที่เป็นเอกสาร ที่เราทำนะครับ เพราะอย่างน้อยมันก็เป็นการคงรักษาความรู้ ให้มั่นใจว่าเรา ได้มีการปฏิบัติตามข้อกำหนด ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ก็อาจจะยังมีเอกสารตรงนี้อยู่
แต่สำหรับองค์กรที่มีการจัดทำระบบ ISO9001:2015 เวอร์ชั่นแรก เราก็ต้องมาดูว่า เราคิดว่าเอกสารตรงนี้มันมีความจำเป็น ที่จะต้องจัดทำขึ้นมาไหม นอกเหนือจากที่เค้ากำหนดเขาบังคับ จะทำหรือไม่ทำก็แล้วแต่แต่ต้องดูข้อกำหนดอื่นๆ ให้ครบถ้วน ว่าเขาต้องการให้ มีอะไรยังไงบ้าง ในมุมมองส่วนตัวแล้ว ผมก็คิดว่าในหลายๆ เรื่องก็ยังจำเป็น ควรจะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารอยู่
