เนื่องจากทางบริษัทต้องการยกเลิกการแจกจ่ายเอกสารแบบ paper ต้องการให้เป็น electronic files ทั้งหมด ขอแนวทางในการควบคุมเอกสารด้วยค่ะ
Posted 13 September 2019 - 03:56 PM
เนื่องจากทางบริษัทต้องการยกเลิกการแจกจ่ายเอกสารแบบ paper ต้องการให้เป็น electronic files ทั้งหมด ขอแนวทางในการควบคุมเอกสารด้วยค่ะ
Posted 13 September 2019 - 05:14 PM
Posted 15 September 2019 - 09:16 AM
เนื่องจากทางบริษัทต้องการยกเลิกการแจกจ่ายเอกสารแบบ paper ต้องการให้เป็น electronic files ทั้งหมด ขอแนวทางในการควบคุมเอกสารด้วยค่ะ
ปกติที่แนวทางง่ายคือ Safe File ที่ต้องการใช้เป็นแบบ Pdf. จากนั้นสร้าง Floder สำหรับห้องนั้นไว้ใน Server (ถ้ามี) และ Lock ให้อ่านอย่างเดียว จากนั้นแจ้งให้หน่วยงานทุกส่วนทราบ หากเป็นไปได้เพิ่มใน WI การใช้งานเอกสารในห้องดังกล่าวได้ยิ่งดี เพราะนี้คือองค์ความรู้ภายในขององค์กร
Posted 17 September 2019 - 05:17 PM
ที่เคยทำมานะคะ
1. จะนำไฟล์ต้นฉบับไปวางไว้ที่ ไดร์แชร์ และผู้ควบคุมเอกสารจะต้องปรับปรุงไฟล์ควบคุมเอกสารอยู่เสมอ (ต้องเป็นไฟล์ที่เป็นฉบับล่าสุดเสมอ)
2. สามารถเข้าไปจัดพิมพ์ได้ทั่วทั้งองค์กร (จำกัดสิทธิ์ ให้ผู้ที่อนุญาตรับผิดชอบแต่ละแผนก เพื่อเป็นการควบคุมความรับผิดชอบได้) ( จะนำลาย เซ็นไปวางใส่ในต้นฉบับของเอกสาร) ซึ่ง ( QM/ QP/WI/SD/EX ( วิธีปฎิบัติ)) เมื่อเวลาพิมพ์ออกมา จะแสดงข้อความว่า ** จัดพิมพ์วันที่xxx (ใส่สูตรให้เป็นวันที่ปัจจุบัน) เป็นเอกสารควบคุม จะมีอายุการใช้งานได้ภายใน 2 วัน หลังจากนั้น ถือว่าเป็นเอกสารไม่ควบคุม **
3. FM หรือ Check Sheet ( บันทึก) ** จะไม่มีข้อความเหมือนข้อ 2 ค่ะ
** สิ่งที่ต้องทำเพิ่มเติมค่ะ
- ทำหนังสือการอนุมัติให้เข้าถึงเอกสารให้แต่ละแผนก
- ทำหนังสือการอนุมัติ ลายเซ็นที่จะอนุมัติ ตาม QP ที่กำหนด
- เขียนวิธีการแจกจ่าย ไว้ใน QP เรื่องควบคุมเอกสาร ไว้ให้ชัดเจน ตามรายละเอียดด้านบนค่ะ
Posted 27 September 2019 - 05:43 PM
ขอบคุณมากค่ะ สำหรับคำแนะนำทั้งสองท่าน
Posted 03 August 2020 - 10:23 AM
Posted 28 August 2020 - 10:01 AM
ตามด้วยจ้าา กำลังจะลด paper เลย
Posted 22 April 2022 - 02:14 PM
ขอสอบถามครับ ถ้าคงบคุมและแจกจ่ายเอกสารแบบE-Files แล้ว เวลาออิต auditor มักจะขอดูQP ของฝ่าย เราจะสามารถไปขอต้นฉบับกับ DC ไปให้ดู หรือต้ิองprint out uncontrolled ออกมาให้ดู ครับ
0 members, 0 guests, 0 anonymous users