7 replies to this topic

[YINDEE SYH]

เนื่องจากทางบริษัทต้องการยกเลิกการแจกจ่ายเอกสารแบบ paper ต้องการให้เป็น electronic files ทั้งหมด ขอแนวทางในการควบคุมเอกสารด้วยค่ะ

 

[Riso thailand]

ถ้ามีขอข้อมูลด้วยนะค่ะ บริษัทก็กำลังจะปรับปรุงและพัฒนาตรงจุดนี้เช่นกันค่ะ

iso@rith.riso.biz

[iso_man]

เนื่องจากทางบริษัทต้องการยกเลิกการแจกจ่ายเอกสารแบบ paper ต้องการให้เป็น electronic files ทั้งหมด ขอแนวทางในการควบคุมเอกสารด้วยค่ะ

ปกติที่แนวทางง่ายคือ Safe File ที่ต้องการใช้เป็นแบบ Pdf. จากนั้นสร้าง Floder สำหรับห้องนั้นไว้ใน Server (ถ้ามี) และ Lock ให้อ่านอย่างเดียว จากนั้นแจ้งให้หน่วยงานทุกส่วนทราบ หากเป็นไปได้เพิ่มใน WI การใช้งานเอกสารในห้องดังกล่าวได้ยิ่งดี เพราะนี้คือองค์ความรู้ภายในขององค์กร

[patcharin.b]

ที่เคยทำมานะคะ

1. จะนำไฟล์ต้นฉบับไปวางไว้ที่ ไดร์แชร์ และผู้ควบคุมเอกสารจะต้องปรับปรุงไฟล์ควบคุมเอกสารอยู่เสมอ (ต้องเป็นไฟล์ที่เป็นฉบับล่าสุดเสมอ)

2. สามารถเข้าไปจัดพิมพ์ได้ทั่วทั้งองค์กร  (จำกัดสิทธิ์ ให้ผู้ที่อนุญาตรับผิดชอบแต่ละแผนก เพื่อเป็นการควบคุมความรับผิดชอบได้)  ( จะนำลาย  เซ็นไปวางใส่ในต้นฉบับของเอกสาร) ซึ่ง ( QM/ QP/WI/SD/EX ( วิธีปฎิบัติ))  เมื่อเวลาพิมพ์ออกมา  จะแสดงข้อความว่า ** จัดพิมพ์วันที่xxx (ใส่สูตรให้เป็นวันที่ปัจจุบัน) เป็นเอกสารควบคุม จะมีอายุการใช้งานได้ภายใน 2 วัน หลังจากนั้น ถือว่าเป็นเอกสารไม่ควบคุม **

3. FM หรือ Check Sheet  ( บันทึก) ** จะไม่มีข้อความเหมือนข้อ 2 ค่ะ

 

 

** สิ่งที่ต้องทำเพิ่มเติมค่ะ

- ทำหนังสือการอนุมัติให้เข้าถึงเอกสารให้แต่ละแผนก

- ทำหนังสือการอนุมัติ ลายเซ็นที่จะอนุมัติ ตาม QP  ที่กำหนด

- เขียนวิธีการแจกจ่าย ไว้ใน QP เรื่องควบคุมเอกสาร ไว้ให้ชัดเจน  ตามรายละเอียดด้านบนค่ะ

[YINDEE SYH]

ขอบคุณมากค่ะ สำหรับคำแนะนำทั้งสองท่าน

[aliharee]

 

สวัสดีครับคุณ

patcharin.b

ผมจะทำเอกสาร e-docการควบคุมเอกสารแบบ electronics. ขอรบกวนแชร์ procedure ให้ได้ไหมครับ..email ผม h.wasanali@gmail.com

ขอบคุณมากครับ

[alicetarex10T]

ตามด้วยจ้าา กำลังจะลด paper เลย   

[Manop19]

ขอสอบถามครับ ถ้าคงบคุมและแจกจ่ายเอกสารแบบE-Files แล้ว เวลาออิต auditor มักจะขอดูQP ของฝ่าย เราจะสามารถไปขอต้นฉบับกับ DC ไปให้ดู หรือต้ิองprint out  uncontrolled ออกมาให้ดู ครับ