7 replies to this topic

[iso.w.safety]

สวัสดีครับ โพสต์นี้เป็นโพสต์ของแนวทางนะครับ และเป็นโพสต์แรกของผมด้วยครับ

 

เนื่องจาก บ. ผมทำระบบ ISO 9001:2015 และ ISO 14001:2015 และผมทำหน้าที่เป็น DCC ด้วย เอกสารตั้งแต่ Q&E Manual, PM, WI, Form, การ Flow ต่างๆ เป็น กระดาษทั้งหมด เมื่อมีการจัดทำเอกสารใหม่หรือแก้ไขเอกสาร พอถึงเวลาแจกจ่ายเอกสารตาม Master List จะค่อนข้างเยอะมาก (มีการ Group รวมกันแล้ว เช่นโซนออฟฟิศ จะมีจัดซื้อ, บุคคล, ขายและการตลาด, จัดส่ง จะให้เอกสารที่ใช้ร่วมกัน แค่ 1 Copy)

 

ทีนี้ ทาง MD มีพูดขึ้นถึงเรื่อง ลดการใช้กระดาษ ผมก็ไม่รู้ว่าจะเริ่มยังไงดี การควบคุมเอกสาร การแจกจ่ายเอกสาร การรับ-คืนเอกสารเมื่อมีการจัดทำใหม่-แก้ไขเอกสาร พวกนี้ จะทำอย่างไรดี

 

บ.ค่อนข้างเข้มงวดการใช้คอมพิวเตอร์ Lock USB Drive, มีการให้คอมพิวเตอร์ใช้งานอินเตอร์เนตได้ไม่กี่เครื่อง, ใช้ระบบ LAN, ตั้ง auto backup และ virus scan ที่ server

 

คอมที่ผมใช้ เป็น window 7, MS Office 2010 ซึ่งสามารถแปลงเอกสารเป็น pdf ได้, Acrobat Reader DC ที่สามารถ Modify ได้ ประมาณนี้

 

ขอพอเป็นแนวทางด้วยครับ แล้วผมจะเอาไปปรับใช้ให้เหมาะสม

 

ขอบคุณครับ

[berseak1]

สวัสดีครับ โพสต์นี้เป็นโพสต์ของแนวทางนะครับ และเป็นโพสต์แรกของผมด้วยครับ

 

เนื่องจาก บ. ผมทำระบบ ISO 9001:2015 และ ISO 14001:2015 และผมทำหน้าที่เป็น DCC ด้วย เอกสารตั้งแต่ Q&E Manual, PM, WI, Form, การ Flow ต่างๆ เป็น กระดาษทั้งหมด เมื่อมีการจัดทำเอกสารใหม่หรือแก้ไขเอกสาร พอถึงเวลาแจกจ่ายเอกสารตาม Master List จะค่อนข้างเยอะมาก (มีการ Group รวมกันแล้ว เช่นโซนออฟฟิศ จะมีจัดซื้อ, บุคคล, ขายและการตลาด, จัดส่ง จะให้เอกสารที่ใช้ร่วมกัน แค่ 1 Copy)

 

ทีนี้ ทาง MD มีพูดขึ้นถึงเรื่อง ลดการใช้กระดาษ ผมก็ไม่รู้ว่าจะเริ่มยังไงดี การควบคุมเอกสาร การแจกจ่ายเอกสาร การรับ-คืนเอกสารเมื่อมีการจัดทำใหม่-แก้ไขเอกสาร พวกนี้ จะทำอย่างไรดี

 

บ.ค่อนข้างเข้มงวดการใช้คอมพิวเตอร์ Lock USB Drive, มีการให้คอมพิวเตอร์ใช้งานอินเตอร์เนตได้ไม่กี่เครื่อง, ใช้ระบบ LAN, ตั้ง auto backup และ virus scan ที่ server

 

คอมที่ผมใช้ เป็น window 7, MS Office 2010 ซึ่งสามารถแปลงเอกสารเป็น pdf ได้, Acrobat Reader DC ที่สามารถ Modify ได้ ประมาณนี้

 

ขอพอเป็นแนวทางด้วยครับ แล้วผมจะเอาไปปรับใช้ให้เหมาะสม

 

ขอบคุณครับ

ปัญหาคุณแก้ไม่ยากหรอก

ถ้าไม่เป็นความลับอะไร ขอดู Maser list หน่อยได้ไหม

 

t_rasak@hotmail.com

 

ขอบคุณครับ

[ppong_13]

ปัจจุบันมันมีบริษัทที่เค้ารับทำระบบการบริหารงานด้านเอกสารตามระบบ ISO  คือจะออกเอกสาร ,แก้ไขเอกสาร

แจกจ่าย ก็ทำผ่านโปรแกรม  จะ print  เฉพาะที่เอาไปใช้งานโดยตรง   แต่ค่าทำระบบค่อนข้างแพง 

[Rujira1977]

ที่บริษัททำแบบนี้ค่ะ ได้ผลดีระดับหนึ่ง

1. ยกเลิกการใช้ใบ Request ที่เป็น paper ใช้ request ผ่าน Google form (ลดไป 1 แผ่น)

2. ต้นฉบับเดิมเก็บ paper เก็บจนล้น เปลี่ยนการเก็บแบบ Scan ไว้ใน sever แทน (เนื่องจากพื้นที่มีจำกัด) 

3. ฉบับสำเนา คือฉบับ Paper ที่เจ้าของพื้นที่ร้องขอมานั่นแหล่ะ (ฉบับจริง) ร้องขอมีพร้อมส่งเอกสารที่อนุมัติมาให้ทาง DC, DC จะทำการ scan ดึงเข้า sever บริษัท

4. ตราประทับปกติ รับ-ส่งเอกสาร ประยุกต์ใช้เท่าที่ตราประทับมี ใช้แบบตราประทับ รับ-ส่ง เอกสาร ลงชื่อรับ วันที่ rev. ทั้งคนส่งและคนรับด้านหลังของเอกสาร (ลดไป 2 แผ่น)

5. บันทึก master list ปกติ (ไม่ print ออกมาอนุมัติ เพราะไม่ผิดข้อกำหนดอะไร) ข้อมูลเยอะมากๆ

ผลดี

1. ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกๆ เอกสารในระบบ sever

2. ลดกระดาษ ลดพื้นที่จัดเก็บ ลดเวลาการค้นหา ลดเวลาการจัดเก็บ ลดเวลาการทำลายเอกสารที่ล้าสมัย ฯลฯ

3. เอกสารบางอย่างไม่ต้องแจกจ่ายให้คนเกี่ยวข้อง ให้ไปดูใน sever ได้เลย (ลดกระดาษไปเยอะมาก)

 

ลองประยุกต์ใช้นะคะ ที่บริษัทก็ถูกจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง internet เช่นกัน แต่ google form สามารถใช้ได้ค่ะ การควบคุมเอกสารไม่ยากไม่ต้องใช้ระบบอะไรมาช่วยเราก็ประยุกต์ใช้เองได้ไม่เปลืองตังด้วย ไม่ยากค่ะ 

[isowave]

ขอบคุณมากคะ มาเก็บข้อมูลไปประยุกต์ใช้ (google form) เป็นแบบไหนคะ รบกวนข้อคำชี้แนะด้วยคะ ขอบคุณมากคะ

 

ที่บริษัททำแบบนี้ค่ะ ได้ผลดีระดับหนึ่ง

1. ยกเลิกการใช้ใบ Request ที่เป็น paper ใช้ request ผ่าน Google form (ลดไป 1 แผ่น)

2. ต้นฉบับเดิมเก็บ paper เก็บจนล้น เปลี่ยนการเก็บแบบ Scan ไว้ใน sever แทน (เนื่องจากพื้นที่มีจำกัด) 

3. ฉบับสำเนา คือฉบับ Paper ที่เจ้าของพื้นที่ร้องขอมานั่นแหล่ะ (ฉบับจริง) ร้องขอมีพร้อมส่งเอกสารที่อนุมัติมาให้ทาง DC, DC จะทำการ scan ดึงเข้า sever บริษัท

4. ตราประทับปกติ รับ-ส่งเอกสาร ประยุกต์ใช้เท่าที่ตราประทับมี ใช้แบบตราประทับ รับ-ส่ง เอกสาร ลงชื่อรับ วันที่ rev. ทั้งคนส่งและคนรับด้านหลังของเอกสาร (ลดไป 2 แผ่น)

5. บันทึก master list ปกติ (ไม่ print ออกมาอนุมัติ เพราะไม่ผิดข้อกำหนดอะไร) ข้อมูลเยอะมากๆ

ผลดี

1. ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกๆ เอกสารในระบบ sever

2. ลดกระดาษ ลดพื้นที่จัดเก็บ ลดเวลาการค้นหา ลดเวลาการจัดเก็บ ลดเวลาการทำลายเอกสารที่ล้าสมัย ฯลฯ

3. เอกสารบางอย่างไม่ต้องแจกจ่ายให้คนเกี่ยวข้อง ให้ไปดูใน sever ได้เลย (ลดกระดาษไปเยอะมาก)

 

ลองประยุกต์ใช้นะคะ ที่บริษัทก็ถูกจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง internet เช่นกัน แต่ google form สามารถใช้ได้ค่ะ การควบคุมเอกสารไม่ยากไม่ต้องใช้ระบบอะไรมาช่วยเราก็ประยุกต์ใช้เองได้ไม่เปลืองตังด้วย ไม่ยากค่ะ 

[Weerachad]

ไม่สำเนาเอกสาร พวก Procedure, WI ที่ไม่จำเป็นต้องใช้หน้างาน

เก็บเอกสารต้นฉบับที่ DC แล้ว SCAN PDF เข้า Server ทำแฟ้มในระบบ Lan ให้มี Access / Permission ต่างกันๆ ตามเหมาะสม

Master list ให้เป็นไฟล์ ไม่ต้องพิมพ์

 

Logbook ต่างๆก็ใช้เป็นไฟล์เอาครับ เช่น CAR log, DAR log

ถ้าบริษัทมีทรัพยากรคนที่ทำ Power App ได้ แบบฟอร์มต่างๆ รวมถึง Check sheet ก็จะง่ายขึ้นครับ ไม่ต้องใช้กระดาษเลย

[Rujira1977]

ขอบคุณมากคะ มาเก็บข้อมูลไปประยุกต์ใช้ (google form) เป็นแบบไหนคะ รบกวนข้อคำชี้แนะด้วยคะ ขอบคุณมากคะ

รบกวน mail มาที่ Sudthosa.r@gmail.com ได้เลยค่ะ

[iso.w.safety]

ขออนุญาตส่งเมลไปนะครับ รบกวนแนะนำด้วยครับ ขอบคุณครับ

ที่บริษัททำแบบนี้ค่ะ ได้ผลดีระดับหนึ่ง

1. ยกเลิกการใช้ใบ Request ที่เป็น paper ใช้ request ผ่าน Google form (ลดไป 1 แผ่น)

2. ต้นฉบับเดิมเก็บ paper เก็บจนล้น เปลี่ยนการเก็บแบบ Scan ไว้ใน sever แทน (เนื่องจากพื้นที่มีจำกัด) 

3. ฉบับสำเนา คือฉบับ Paper ที่เจ้าของพื้นที่ร้องขอมานั่นแหล่ะ (ฉบับจริง) ร้องขอมีพร้อมส่งเอกสารที่อนุมัติมาให้ทาง DC, DC จะทำการ scan ดึงเข้า sever บริษัท

4. ตราประทับปกติ รับ-ส่งเอกสาร ประยุกต์ใช้เท่าที่ตราประทับมี ใช้แบบตราประทับ รับ-ส่ง เอกสาร ลงชื่อรับ วันที่ rev. ทั้งคนส่งและคนรับด้านหลังของเอกสาร (ลดไป 2 แผ่น)

5. บันทึก master list ปกติ (ไม่ print ออกมาอนุมัติ เพราะไม่ผิดข้อกำหนดอะไร) ข้อมูลเยอะมากๆ

ผลดี

1. ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกๆ เอกสารในระบบ sever

2. ลดกระดาษ ลดพื้นที่จัดเก็บ ลดเวลาการค้นหา ลดเวลาการจัดเก็บ ลดเวลาการทำลายเอกสารที่ล้าสมัย ฯลฯ

3. เอกสารบางอย่างไม่ต้องแจกจ่ายให้คนเกี่ยวข้อง ให้ไปดูใน sever ได้เลย (ลดกระดาษไปเยอะมาก)

 

ลองประยุกต์ใช้นะคะ ที่บริษัทก็ถูกจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง internet เช่นกัน แต่ google form สามารถใช้ได้ค่ะ การควบคุมเอกสารไม่ยากไม่ต้องใช้ระบบอะไรมาช่วยเราก็ประยุกต์ใช้เองได้ไม่เปลืองตังด้วย ไม่ยากค่ะ