15 replies to this topic

[ISO_PNW]

การแจกจ่ายเอกสารนี้จำเป้นต้องแจกให้ทุกแผนกหรือเปล่า เพราะบางที่แจกไปบางแผนกก็ไม่ได้ใช้

อย่างเช่น แผนก QA ขอแก้ไข Procedure และ Form เมือดำเนินการตาม DAR เสร็จ จะต้องทำเสาเนา

แจกจ่ายไปให้ทุกแผนกเลย

คือ ความต้องการที่อยากจะแจกให้เฉพาะที่มีความจำเป้นต้องใช้เสมอ หรือมีกระบวนการที่เกี่ยวข้องกัน ถึง แจกจ่าย

โดยเป็นเอกสารสำเนาควบคุม ฉบับที่.... ถ้าไม่จำเป้นต้องใช้ตลอด นานวันไปมีความจำเป็นค่อยขอเป็นเอกสาร

สำเนาไม่ควบคุมแทนได้หรือไม

บริษัทผม (คนที่วางระบบให้) ก็ทำเป็นแบบ Document Master Index and Holder List แต่ก้แจกจ่ายเอกสารทุกอย่าง

ไม่รู้ว่าการทำ Document Master Index and Holder List มันเกิดประโยชน์ตรงไหน จนผม งง มันเปลืองกระดาษมากๆ เลย

ขอท่านผู้เชี่ยวชาญ หรือท่านที่มีความเข้าใจเรื่องการแจกจ่ายเอกสารแบบประหยัด ***ไม่ใช่เอกสารอิเล็กทรอนิคส์ เพราะแน่นอนเลยไม่ต้องใช้กระดาษ

แต่บางบริทที่ยังใช้กระดาษอยู่ อยากจะให้การแจกจ่ายเป็นไปอย่างมีคุณภาพ ประสิทธิภาพ ดดยไม่สิ้นเปลือง ช่วยแนะนำทีนะคับผม งง ขอบพระคุณมากครับ

[DooK]

ผมว่ากำหนดไปซะตั้งแต่ทีแรกใน Document Master List เลยดีมั้ยครับ ว่าแผนกไหนจะใช้เอกสารใดบ้างจะได้ไม่ต้องเสียเวลา

เพราะเอกสารบางอย่าง บางแผนกก็ไม่เคยต้องการใช้ เช่น Procedure เรื่องการ Calibration นั้น แผนก Marketing ก็ไม่เคยต้องการใช้

และอีกอย่างหนึ่งคือ ถ้าพื้นที่ทำงานใกล้เคียงกัน ก็ไม่จำเป็นต้องแจกเป็นแผนกหรอกครับ เช่นสมมุติว่า Marketing กับ Purchase นั่งทำงานอยู่ใกล้ๆ กัน ก็กำหนดการแจกจ่ายไว้แค่ชุดเดียวก็พอในพื้นที่นั้น เพราะข้อกำหนดไม่ได้บอกว่าต้องมีทุกแผนก แต่บอกแค่ว่ามีตามจำเป็น ณ จุดทำงาน นะครับ

เคยเห็นบางบริษัท พื้นที่ทำงานใน office มีอยู่นิดเดียว แต่แจกเอกสารมันซะทุกแผนก รวมแล้วแจก 5 ชุด มันก็คงสิ้นเปลืองแน่ๆ ครับ

[FAN_TEA]

เห็นด้วยกับคุณ DOOK ค่ะ

ขั้นเทพเลยนะคะเนี่ย

[iso_man]

เพิ่มเติมจากท่านอ. DOOK หน่อยนะครับ ในการพิจารณาการแจกจ่ายเอกสารสำเนาึควบคุม ควรเพิ่มการดูสัมพันธ์กันของกระบวนการเข้าไปด้วย ซึ่งบางหน่วยงานอาจไม่เกี่ยวข้องกันแต่ถ้าเขาต้องการทำให้ถูกต้องตามส่วนงานนั้นๆๆ วางไว้จะทำอย่้างไร อันนี้ต้องระวังนิดหนึ่งเพราะจะเกิดปัญหาบ่อยตรงที่อีกหน่วยงานหนึ่งจะบอกว่าไม่รู้ข
ั้นตอนการทำงานอีกหน่วยงานหนึ่งเพราะไม่มี Procedure ของหน่วยงานนั้น เช่น การขอจัดซื้อต้องทำอย่างไร การขอฝึกอบรมมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง อนาคตควรวางแนวทางการพัฒนาเอกสารไปในรูปอิเล็กทรอนิกส์ File ได้ก้อดี เพราะจะหมดปัญหาเรื่องการไม่ทราบ Procedure ของหน่วยงานอื่นๆๆ ซึ่งวิธีการก้อไม่อยาก save เป็น PDF. ให้อ่านอย่างเดียวก็จะช่วยลดปัญหาการแจกจ่ายสำเนาเยอะได้ ลองเอาไปพิจารณาดูครับ

[tik815]

ขอบคุณท่านเทพทุกท่านเยยค่ะ หุหุ

ขออนุญาตแชร์นะคะ
ติ๊กให้วิธีการจัดทำเป็นตารางการแจกจ่ายเอกสาร เช่น Manual, Procedure, WI, Support, External Document
ตามตัวอย่างที่แนบมานี้ค่ะ สิ่งที่ได้คือ เตือนความจำของ DC เองในการแจกจ่าย และเรียกคืนสำเนา สะดวกในการตอบคำถาม
ของ Auditor ที่สำคัญคือรองรับ GMP ไปด้วยเพราะเรื่องเอกสารค่อยข้างสำคัญ ลองเอกไปประยุกต์ใช้ดูค่ะ


เอกสารแนบ ตัวอย่างการแจกจ่ายเอกสาร

Attached Files

•  S_DC_002_ตารา__ารแ___่ายเอ_สาร_Procedure_ตัวอย่า_.pdf   81.56KB   2189 downloads

[ISO_PNW]

ความเข้าใจผมก็มาแนวทางเดียวกัน แต่ผมงง กับการทำงานที่บริษัทผมจังเลย อยากจะทักอยากจะท่วงก็ไม่กล้าข้ามหน้าข้ามตา

[tik815]

งั้นลองดูข้อมูลการแก้ไขเอกสารแต่ล่ะครั้งสิค่ะ ว่าเสียทรัพยากรไปเท่าไร ตีค่ามันออกมาเป็นมูลค่า ต่อครั้ง หรือต่อเดือน และต่อปี
แล้วเปรียบเทียบกับวิธีการทำงานแบบใหม่แล้วเสนอคนที่เรากลัวข้ามหน้าข้ามตานั่นแระค่
ะ จูงใจเค้าให้เห็นถึงผลดีต่างไ ที่จะได้จากการเปลี่ยนแปลง

ขอแชร์ประสบการณ์นะคะ
ตอนอยู่ที่ทำงานเก่า เดิมติ๊กเองก็แจกเอกสารให้ทุกแผนกเหมือนกัน
และพออยากปรับเปลี่ยนก็จะมีคนที่คิดแบบเก่า ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงคอยขวางอยู่เสมอ
แต่พอคิดเป็นมูลค่าออกมาจึงเห็นว่าเราใช้ทรัพยากรอย่างสูญเปล่ามากๆ
ซึ่งหากเปลี่ยนวิธีการทำงาน ก็จะลดเวลาทำงานได้เยอะด้วยค่ะ

[au12]

ขอบคุณนะค่ะ กำลังคิดจะทำเหมือนกันเลย พอดีจะได้ใช้เป็นแนวทางค่ะ

[ISO_PNW]

ผมก็ไม่ค่อยคลุกคลีกับการแจกจ่ายมากนัก อันที่จริงผมก็แนะนำแล้ว แต่ได้รับคำตอบว่า

ก็คนวางระบบเขาวางมาให้แบบนี้ เราก็ต้องทำแบบนี้ อย่าเปลี่ยนแปลงเลย มันจะเพิ่มงานให้ตัวเอง

"เอะยังไง งงจัง" ขอพูดขำๆหน่อยแล้วกัน ที่ทำงานผมนะวุ่นวายกับการแจกจ่ายเอกสารมาก

จนแผนกอื่นเขาพูดเล่นกันว่า แผนกไอไง" ผมเองก็เพิ่งเข้าทำงานและประสบการณ์ไม่ถึงปีเลย

ก็เลยไม่มีกำลังขับเคลื่อน ผมของขอบคุณทุกขอเสนอแนะ และทุกความคิดเห็น ขอบคุณหลายๆ

[นุกูล]

ผมก็ไม่ค่อยคลุกคลีกับการแจกจ่ายมากนัก อันที่จริงผมก็แนะนำแล้ว แต่ได้รับคำตอบว่า

ก็คนวางระบบเขาวางมาให้แบบนี้ เราก็ต้องทำแบบนี้ อย่าเปลี่ยนแปลงเลย มันจะเพิ่มงานให้ตัวเอง

"เอะยังไง งงจัง" ขอพูดขำๆหน่อยแล้วกัน ที่ทำงานผมนะวุ่นวายกับการแจกจ่ายเอกสารมาก

จนแผนกอื่นเขาพูดเล่นกันว่า แผนกไอไง" ผมเองก็เพิ่งเข้าทำงานและประสบการณ์ไม่ถึงปีเลย

ก็เลยไม่มีกำลังขับเคลื่อน ผมของขอบคุณทุกขอเสนอแนะ และทุกความคิดเห็น ขอบคุณหลายๆ

คุณทำถูกแล้วครับ
ในทางปฏิบัติแล้ว การเข้าเมืองตาหลิ่ว ควรจะหลิ่วตาตามเขาไปก่อน อย่างน้อยเมื่ออายุงานครบขวบปี ค่อยออกสิทธิ์ออกเสียงในสิ่งที่เราเห็นว่าน่าจะปรับปรุงพัฒนาได้
ไม่อย่างนั้น อาจเจอวิชาจี้จุด หรือวิชาสอยดาวรุ่งให้กลสยเป็นดาวร่วงจากคนเก่าๆได้น่ะ ชีวิตจริงเรื่องแบบนี้ก็เห็นๆกันอยู่ครับ
แต่ อย่าไปปล่อยวาง อยๆเสนอแนะเข้าไป อะไรที่เราทำเองได้ก็ Kaizen ไปซ่ะ อะไรที่นอกเหนืออำนาจเราก็ Suggess ไปครับ
ถ้ามี Power พอ ก็อาจจะแอบเตี๊ยมกับ CB หรือลูกค้าตอนมา Audit ที่บริษัทก็ได้ ให้เขาช่วยระบุเป็น OFI ให้หน่อย ก็ว่ากันไปครับ

ไม่ว่างานใดๆหรือระบบใดๆมันสามารถปรับปรุงพัฒนาอย่างต่อเนื่องได้ แรกๆเขาอาจจะวางระบบไว้เพื่อให้มั่นใจชัวร์ๆว่าจะไม่โดน CAR เรื่องการแจกจ่ายเอกสาร
แต่เมื่อมีการ Implement มาแล้ว มีประสบการณ์แล้ว ตรงไหนที่เห็นว่ามันไม่มีประสิทธิภาพ เทอะทะเกินไป ก็สามารถกำจัดทิ้งให้มัน Lean กว่าเดิมได้ครับ
ขอให้เราเข้าใจวัตถุประสงค์ของข้อกำหนดในมาตรฐาน ก็ Improve วิธีการให้มันเหมาะกับเราไปได้เรื่อยๆครับ

ถ้าคำพูดที่ว่า ปัจจุบันมันก็ดีอยู่แล้ว ถ้าคำพูดนี้เป็นคำพูดที่ถูกต้อง 100% จริงๆ ป่านนี้ เราไม่ต้องนั่งเกวียนหรือรถจักรไอน้ำไปทำงานเหรอครับ ....

[stormriders]

thank you na

[bigbird]

เข้ามาหาข้อมูลเรื่องนี้พอดี ได้เซฟไฟล์ไว้แล้ว จะนำไปประยุกต์ใช้ค่ะ
ขอบคุณทุกท่านที่ได้แสดงความเห็นค่ะ

[KassanovA]

ขอบคุณมากครับ

[popeye9889]

thank you naka.

[anpan]

ขอบคุณมากๆๆๆๆๆๆๆๆๆ นะคะ สำหรับการแบ่งปันค่ะ

[fraupa]