7 replies to this topic

[puy]

[quote name='Fin' date='Aug 21 2008, 12:51 PM' post='115']
อยากทราบว่าในกรณีที่มีการร้องขอเปลี่ยนแปลง/ยกเลิกเอกสาร ทาง DCC ยังจะต้องเก็บเอกสารที่เรียกคืนจากหน่วยงานต่างๆไว้หรือไม่
1.ถ้าเก็บ จะต้องเก็บไว้นานเท่าไรถึงจะทำลายได้
2.ถ้าไม่ต้องเก็บ สามารถทำลาย (reuse,ทิ้ง)ได้เลยหรือไม่
รบกวนผู้ที่มีความรู้ให้ความกระจ่างด้วยนะครับ
E-Mail Address kanjana@mclogi.net
[/quot


เมื่อได้รับการร้องขอให้เปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกเอกสาร DCC ต้องปฏิบัติดังนี้
กรณีเปลี่ยนแปลงเอกสาร DCC ควบคุมและแจกจ่ายเอกสารใหม่ และประทับตรายกเลิกเอกสารต้นฉบับเดิม แล้วจัดเก็บไว้อย่างน้อย 1 Revision และเรียกเก็บสำเนาของเอกสาร Revision เดิมคืน ซึ่ง DCC สามารถทำลายสำเนานั้นได้เลยไม่จำเป็นต้นเก็บไว้ เก็บเฉพาะต้นฉบับก็พอ

เอกสารยกเลิก
ประทับตรายกเลิกที่ต้นฉบับและจัดเก็บไว้อ้างอิง ระยะเวลาจัดเก็บอาจจะเป็น 6 เดือนขึ้นไป หรือเก็บตามความเหมาะสมถ้ามีพื้นที่จัดเก็บมาก ก็เก็บไว้นานได้ ส่วนสำเนาที่แจกจ่ายไปแล้วให้เรียกเก็บคืนเพื่อทำลาย ได้ต้องเก็บไว้หรอกเปลืองพื้นที่

[yong-jay]

สำเนาไม่จำเป็นต้องเก็บหรอกครับ
เก็บเฉพาะต้นฉบับไว้อ้างอิงก็พอ

[kittim]

ระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสาร ต้องดูจาก Supplier manual ที่แต่ละลูกค้ากำหนด เช่นบางลูกค้าบอกว่าถ้าเป็นชิ้นงาน Safety จะต้องเก็บ 11 ปี ทั่วไปเก็บ 5 ปี และกำหนดรายการของเอกสารไว้ด้วยว่าเอกสารอะไรต้องเก็บ เอกสารอะไรไม่ต้องเก็บ ส่วนบางลูกค้าก็บอกแค่ว่าต้องเก็บกี่ปี ขึ้นอยู่กับแต่ละลูกค้าครับ