4 replies to this topic

[Deeh]

เนื่องจากบริษัทต้องการควบคุมเอกสารโดยระบบอิเล็คทรอนิกส์ โดยการใช้ Share ของบริษัท แต่ไม่มีผู้ใดรู้ว่าต้องเริ่มทำยังไง ในฐานะที่เราเป็น DCC จึงต้องขวนขวายเป็นคนแรกแต่ก็ไม่รู้ว่าต้องเริ่มยังไง หากเพื่อนๆคนใดมีความรู้ช่วยหน่อยนะค่ะ

[MR_Rainy]

ต้องเริ่มจากการสื่อสารภายในให้แก่ทุกหน่วยงานทราบว่าเรามีระบบการจัดการด้านเอกสารอ
ย่างไร
ถ้ามีอยู่ในไดรฟ์แชร์ ควรกำหนดสิทธิในการดำเนินการด้านเอกสารด้วยเช่น แผนกนี้สามารถอ่านได้อย่างเดียวนะพริ้นไม่ได้ ถ้ากำหนดให้แต่ละแผนกใส่ password ได้ยิ่งดี เมื่อมีการ revise ใดๆ เกี่ยวกับเอกสารควรแจ้งทาง mail ให้แต่ละแผนกทราบเพื่อเข้าไปดูข้อมูล ถ้าต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติม mail มาได้นะคะ mnapaporn@yahoo.co.th

[นุกูล]

ติดต่อหน่วยงาน IT โดยด่วนครับ บอกเขาว่าเราอยากเอาระบบ ATM (Document) เข้ามาใช้ในบริษัท
ให้เขาช่วย Set ระบบให้ เช่น
Set Workgroup --> Purchase, QC, Production, Management and etc. ใครก็ตามที่อยู่ในหน่วยงานนี้ สามารถมองเห็นและเข้าถึงข้อมูลของหน่วยงานได้
Set share drives --> พื้นที่ใน server ช่วยแบ่งสรรปันส่วนให้แต่ละหน่วยงานหน่อย หน่วยงานไหนจะใช้ชื่ออะไร เช่น
Drives Q สำหรับ QA
Drives P สำหรับ Purchase
Drives X สำหรับ Production
Drives I สำหรับหน่วยงานที่ดูแล ISO ก็ว่ากันไป
ไปคุยให้ IT เข้าใจ concept นี้ก่อนก็ได้ครับ เดี๋ยวค่อยมาว่ากันต่อ

[Deeh]

ติดต่อหน่วยงาน IT โดยด่วนครับ บอกเขาว่าเราอยากเอาระบบ ATM (Document) เข้ามาใช้ในบริษัท
ให้เขาช่วย Set ระบบให้ เช่น
Set Workgroup --> Purchase, QC, Production, Management and etc. ใครก็ตามที่อยู่ในหน่วยงานนี้ สามารถมองเห็นและเข้าถึงข้อมูลของหน่วยงานได้
Set share drives --> พื้นที่ใน server ช่วยแบ่งสรรปันส่วนให้แต่ละหน่วยงานหน่อย หน่วยงานไหนจะใช้ชื่ออะไร เช่น
Drives Q สำหรับ QA
Drives P สำหรับ Purchase
Drives X สำหรับ Production
Drives I สำหรับหน่วยงานที่ดูแล ISO ก็ว่ากันไป
ไปคุยให้ IT เข้าใจ concept นี้ก่อนก็ได้ครับ เดี๋ยวค่อยมาว่ากันต่อ

ขอบคุณมากค่ะ ทั้ง 2 ท่านเลย

[Deeh]

ตอนนี้มี Drives แล้ว แต่ยังไม่เข้าใจในส่วนของการควบคุมเอกสารค่ะ คือ ถ้าเราแจกจ่ายเอกสารไปแล้วเราจะกำหนดว่าให้หน่วยงานต่างๆ พริ้นได้จำนวนกี่ฉบับเราจะทราบได้อย่างไรค่ะ และถ้าไม่มีการใช้โปรกรม Flow เราจะทราบได้อย่างไรค่ะว่าเขาได้ทำการพริ้นเองแล้วหรือยัง ถ้าเราไม่ใช้โปรแกรมเลยควรจะต้องทำการควบคุมแบบไหนดีที่สุดค่ะ เพราะตอนนี้ทาง MR เขาได้ให้ทำการเดิน DAR เหมือนเดิมแต่ให้ทำการควบคุมทางอิเลคทรอนิกส์เฉพาะการแจกจ่ายเท่านั้นค่ะ เอกสาร ISO ทั้งหมดของเราให้สามารถเปิดดูได้ทุกคนไม่มีความลับค่ะ ขอคำแนะนำจากผู้รู้หน่อยนะค่ะ

ขอบคุณมากๆ ค่ะ