9 replies to this topic

[ao53]

พอดีว่าเจ้านายให้วัดผล จากการทำเอกสารของทุกแผนก เป็นกราฟเชิงสถิติ ว่ามีผลดีขึ้น หรือ แย่ลง เลยคิดไม่ออกว่าจะวัดผลยังไง เพราะทุกแผนกก็มีเอกสารหลายแบบฟอร์ม แต่ละแบบฟอร์มแต่ละวันก็มีหลายฉบับ ถ้าให้มาตรวจสอบคงไม่ทัน เพราะต้องทำงานด้านอื่นด้วย ไม่ทราบว่าใครพอจะมีวิธีที่จะแนะนำบ้างค่ะ ขอบคุณล่วงหน้าค่ะ

[berseak1]

ถามเจ้านาย ชัดๆ ว่าต้องการอะไรครับ ข้อมูลคุณจางจัง

[ao53]

เจ้านายต้องการทราบว่าทุกแผนกทำเอกสารตามระบบครบถ้วนหรือไม่ ก็รายงานไปแล้วว่าเป็นอย่างไรบ้าง แต่เขาต้องการให้ประชาสัมพันธ์ให้กับทุกคนได้ทราบว่า แต่ละแผนกมีผลการทำงานดีขึ้นหรือเปล่า
เนื่องจากการ audit รอบที่แล้ว หาเอกสารกันนาน เจ้านายเลยมองว่าเรายังทำระบบกันไม่ดีพอ เพราะทุกครั้งที่จะมีการ audit ก็จะมาเร่งทำเอกสารย้อนหลังกันตลอด ประมาณนี้ค่ะเขาเลยต้องการทราบว่าเราปรับปรุงกันดีหรือยัง % ดีขึ้นหรือลดลง

[iso_man]

เก็บข้อมูลเพื่อสนองความอยากรู้ แตต้นเหตุจริงยังคงอยู่ เก็บข้อมูลคงไม่ยากเท่าไรแต่ก็คงยุ่งยากพอสมควรสำหรับการวัด เช่น ในการตรวจคงต้องกำหนดมาตรฐานเวลาในการค้นหาเอกสาร เช่น ต้องไม่เกิน 5 นาที หากเกิน 5 น่าทีถือว่า fail 1ครั้ง จากนั้นจึงไปทำเป็นสถิติว่าเอกสารที่สุ่มตรวจมีกี่ฉบับต่อหน่วยงาน แล้ว Fail เป็นกี่% ที่เกินมาตรฐาน แต่ถ้าเก็บแล้วไม่นำเอาไป Improvement ก็อย่าเก็บเลยครับเป็นความสูญเปล่า หันไปหาวิธีการอย่างไรให้มีการ Update เอกสารการทำง่านอย่างต่อเนื่องจะดีกว่านะครับ โชคดีครับ

[ao53]

ขอบคุณค่ะ ใจจริงก็ว่ามันเปล่าประโยชน์ และเสียเวลาค่อนข้างมาก แต่เจ้านายสั่งมา เราก็ต้องสนองตอบ ขอบคุณสำหรับคำแนะนำดีๆ

[berseak1]

ตอนนี้แต่ละแผนก มี Master list ของแต่ละแผนกบ้างไหมครับ ว่า มีเอกสารอะไรบ้าง

มองในมุมเจ้านาย ก็ส่วนหนึ่ง แต่จากประสบการณ์ของผม เรื่องแบบนี้ ขึ้นอยู่กับการนำเสนอมากกว่าครับ

เดาเอาว่า ปัญหาหลักๆ น่าจะอยู่ที่คนในองค์กรมากกว่า

กลับมาที่การนำเสนอผู้บริหาร ควรนำเสนอเป็นภาพรวม ทำให้ผู้บริหาร เห็นว่า แต่ละแผนกมีเอกสารมากน้อย แค่ไหน (อาจแสดงเป็นกราฟแท่ง)

ลองทำมาดู แล้วส่งมาให้ผม review ดูก็ได้ครับ

[นุกูล]

ทำ Pre-Audit แล้วสรุปผลส่งนายน่าจะ work more น่ะ
ดีกว่าการ focus ที่เอกสารเย๊อะหลายเด้อ

[Gentle]

ทำ Pre-Audit แล้วสรุปผลส่งนายน่าจะ work more น่ะ
ดีกว่าการ focus ที่เอกสารเย๊อะหลายเด้อ

พี่นุหมายถึง ทำ Pre-Audit เทียบกันตามช่วงเวลาว่ามันดีขึ้นหรือเปล่าเหรอครับ?
เช่น ทำทุกเดือนแล้วสรุปผลเปรียบเทียบว่าแต่ละแผนก แต่ละเดือน ดีขึ้นหรือเปล่า? ใช่มั๊ยครับ?
ยั่งงี้ก้อต้องกำหนดมาตรฐานในการหาเอกสารอยู่ดีสินะ

[นุกูล]

พี่นุหมายถึง ทำ Pre-Audit เทียบกันตามช่วงเวลาว่ามันดีขึ้นหรือเปล่าเหรอครับ?
เช่น ทำทุกเดือนแล้วสรุปผลเปรียบเทียบว่าแต่ละแผนก แต่ละเดือน ดีขึ้นหรือเปล่า? ใช่มั๊ยครับ?
ยั่งงี้ก้อต้องกำหนดมาตรฐานในการหาเอกสารอยู่ดีสินะ

P-D-C-A

Plan = อะไรบ้างที่ต้องมี อะไรบ้างที่ต้องทำ อะไรบ้างที่คิดจะทำ
Do = ทำตามที่ Plan
Check = ดูว่าทำครบตามที่ Plan ไว้ไหม เทียบเป็นสัดส่วนระหว่าง Actual Plan ก็ได้
Act = นำเสนอนาย

อย่าบ้าเรื่องเอกสารมากน่ะครับ เอาเท่าที่จำเป็นก็พอ เยอะไปจะทำให้ระบบมันเทอะทะอืดอาดยืดยาดเปล่าๆน่ะครับ

[pleton]

เปิ้ลเคยทำ KPI เรื่อง การ Update เอกสารให้เป็นปัจจุบัน 100% ภายใน 1 ปี

คือ สูตรมีอยู่ว่า จำนวนเอกสารที่มีการแก้ไขและประกาศใช้ในเดือนนั้น x 100 / จำนวนเอกสารที่มีทั้งหมด

เช่น มีเอกสารยื่นใบ DAR มาแก้ไข 10 เล่ม แต่ประกาศใช้ในเดือนนั้นๆ 9 เล่ม เราจะคิดว่า Update 9 เล่ม
ทั้งหมดมี 36 เล่ม

= (9/36) x 100 = 25%

แสดงว่าในเดือนนี้มีการ Update เอกสารให้เป็นปัจจุบัน 25% ค่ะ

ไม่รู้คนอื่นทำไงนะ