6 replies to this topic

[PM2]

กรณีที่มีการจัดทำ/ปรับปรุง/ยกเลิกแบบฟอร์ม การดำเนินการจะทำโดยใช้ใบ DAR เหมือนการควบคุมเอกสารทั่วไป แต่อยากทราบว่ากรณีที่แบบฟอร์มนั้นเกี่ยวข้องหลายหน่วยงาน เช่นใบตรวจเช็คความสะอาดเป็นต้น จะมีการสื่อสารอย่างไรดีเพื่อให้หน่วยงานอื่นทราบด้วย ถ้าเป็น WI,PD,SD...เป็นเอกสารควบคุมหน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับทราบโดยการเซ็นรับเอกสารอยู่แล
้ว ที่ทำงานใช้ Hard Copy เป็นหลัก ขอบคุณค่ะ

[iso_man]

เอาอย่างนี้ซิครับ ถ้าองค์กรใช้การสื่อสารแบบ Intranet ภายในกันก็แจ้งทาง email ให้ัรับทราบทั่วกัน แต่ถ้าไม่มีก็เชิญตัวแทนของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าประชุมรับฟัง หรือวิธีสุดท้ายคือเวียนเซ็นให้รับทราบสำหรับคนที่ใช้งานประจำ

[PM2]

เอาอย่างนี้ซิครับ ถ้าองค์กรใช้การสื่อสารแบบ Intranet ภายในกันก็แจ้งทาง email ให้ัรับทราบทั่วกัน แต่ถ้าไม่มีก็เชิญตัวแทนของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าประชุมรับฟัง หรือวิธีสุดท้ายคือเวียนเซ็นให้รับทราบสำหรับคนที่ใช้งานประจำ

ปัจจุบันใช้การเวียนเซ็นต์รับทราบ แต่แบบฟอร์มแก้ไข ปรับปรุง ค่อนข้างบ่อย ทำให้ไม่สะดวก สอบถามเพิ่มเติมเอกสารที่ปรับปรุงแล้ว เอกสารRev.ที่ยกเลิกและเก็บครบกำหนดที่ต้องทำลายแล้ว สามารถทำลายได้เลยหรือต้องเก็บต่อจนกว่าจะมีการปรับปรุงอีกครั้ง เพื่อการสืบย้อน

[iso_man]

ให้กลับไปดูืัที่ Procedure กำหนดก่อนนะครับว่ามีพูดเรื่องนี้หรือไม่อย่างไร ถ้ามีไม่ละเอียดหรือต้องการปรับเปลี่ยนให้เป็นไปอย่างที่เราต้องการก็แก้ไขด้วย ประเด็นสำคัญของเอกสารก็คือการชี้บ่งให้ชัดเจนว่าเป็นเอกสารล้าสมัยหรือยกเลิกการใช้ ส่วนเราจะเก็บหรือไม่ บางองค์กรก็ไม่้จัดเก็บนะครับ เพราะจะถือว่าชุดที่อยู่ปัจจุบันถือว่าล่าสุด แต่บางองค์กรก็จัดเก็บเฉพาะ Rev. ที่แก้ไขล่าสุดเพื่อไว้ Ref. ว่าแก้ไขเรื่องใด แต่ส่วนของผมไม่เก็บไว้ครับ ส.สะสาง ส่วนมากในคำร้องจะต้องเขียนให้ละเอียด หรือ ไม่ก็แนบ Flow เก่าที่ต้องการเปลี่ยนแปลงมาเป็นเอกสารแนบในการแก้ไข

[iso_woman]

ที่บริษัทเราน่ะ จะแจกจ่ายทางระบบ Electronic file ค่ะ และเก็บไว้ใน server กลาง เวลามีการ revise ก็จะแจ้งผ่านทางระบบ e-mail และ แนบ link ไปด้วย เท่านั้นแหล่ะ ทุกคนจะรับทราบแล้วว่าแบบฟอร์มนี้มีการปรับเปลี่ยนแก้ไขอะไรบ้าง และสามารถคลิกที่ link ไปดูได้ว่าหน้าตาเป็นยังไง เก็บไว้ที่ไหน

แต่ถ้าทางบริษัทยังเป็นระบบการแจกจ่ายทาง paper ก็ควรให้เค้าเซ็นรับทราบเหมือนที่แจกจ่ายเอกสารหลักค่ะ เคยทำอยู่ ค่ะ ซึ่งเราต้อง list ออกมาก่อนว่า แบบฟอร์มไหนบ้างที่ใช้ร่วมกัน และเมื่อมีการแก้ไข จะได้แจกจ่ายได้ถูกค่ะ

[PM2]

ขอบคุณทุกคำแนะนำค่ะ

[Hoarywingz]

ทางบริษัท มีเวทีในการสื่อสารต่างๆ มั้ยครับ เ่ช่น safety talk หรือการสื่อสารประจำวัน ถ้ามีก็ควรจะประชาสัมพันธ์ผ่านเวทีสื่อสารเหล่านั้นนะครับ หรือถ้าเป็นไปได้ นอกจากผ่านหัวหน้าของพนักงานแต่ละส่วนแล้ว ควรมีบอร์ดประชาสัมพันธ์เพิ่มเติมนะครับ