6 replies to this topic

[llnirutll]

เนื่องจากประสบการณ์ในงาน ISo ผมยังน้อย แต่ต้องรับผิดชอบช่วยหัวหน้าในการทำหน้าที่ Dcc
โดยได้ทำการเก็บข้อมูล โดยใช้ ระบบ server โดยมีรายละเอียดคร่าวๆ ดังเอกสารแนบ
อยากให้พี่ๆ เพื่อนๆ ช่วยดูและแนะนำ เพิ่มเติมด้วยว่าควรเพิ่มอะไรบ้าง เพื่อความถูกต้องตามมาตรฐานและสมบูรณ์
ปล.ระบบ Iso 9001:2000
Edit ขอขอบคุณทุกคำแนะนำคับ พี่ๆ เพื่อนๆ น่ารักที่สุดเลย

Attached Files

•  โ_ร_สร้า__Server_Iso.pdf   89.66KB   723 downloads

[berseak1]

สงสัยอยากหนึ่งนะ ทำไม ถึงดูได้แต่แผนกของตนเองล่ะ

น่าจะดูได้ทั้งระบบเลยนะครับ และก็สามารถ Print เอกสารต่างๆ ที่เป็น version ปัจจุบันได้นะ

ขอบคุณครับ

[iso_man]

การทำระบบควบคุมเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ควรให้ทุกหน่ยวงานเข้าดูได้ เนื่องจากกระบวนการ ISO เป็นแบบ Process approach ซึ่งบางหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอาจต้องกลับไปดูกระบวนการก่อนหน้าที่เกี่ยวข้องกันด้วย ของผมก็แชร์ให้เห็นหมดแต่ Lock การเคลื่อนย้ายและแก้ไข ลองนำไปพิจารณาดูครับ

[llnirutll]

ขอบคุณมากคับ สำหรับคำแนะนำ จะได้นำไปปรับแก้ในระบบครับ

[tik815]

แชร์กันดีกว่านิ

ที่ทำอยู่ ต้นฉบับจะอยู่ที่ DCC เสมอค่ะ (ยกเว้นเอกสารอ้างอิงบางประเภทเท่านั้น)
ส่วนผู้รับผิดชอบโดยตรงจะได้ฉบับสำเนาตามแต่ที่จะร้องขอ (บางแผนกที่ต้องการด้วยค่ะ)
เผื่อว่าระบบ IT เกิดมีปัญหาขึ้นมาตอนลูกค้ามาตรวจพอดีจะได้ไม่มีปัญหาไงค่ะ
ส่วนระบบ Electronic file ทุกฝ่ายจะสามารถดูได้หมด ยกเว้นบางรายการที่ผู้รับผิดชอบ
ไม่ต้องการให้ผู้อื่นดูจะทำการใส่ password เอาไว้
ซึ่งทำให้สะดวกในการทำงาน และในกรณีทำ IQA ที่จะต้อง ศึกษาเอกสารของกันและกันนั่นเอง
และทุกฝ่ายสามารถ print ออกมาใช้ได้ค่ะ เพราะได้แทรกคำว่าเอกสารไม่ควบคุม
ไว้แล้วทุกหน้า ไม่เป็นปัญหากับการควบคุมเอกสารค่ะ

[Nook]

พี่ๆที่มีตัวอย่าง Procedure หรือ WI ที่ควบคุมเอกสาร Electronic ขอหน่อยค่ะ
จำเป็นต้องมีไหม๊คะ

[จอมโจรจอมใจ]

เนื่องจากประสบการณ์ในงาน ISo ผมยังน้อย แต่ต้องรับผิดชอบช่วยหัวหน้าในการทำหน้าที่ Dcc
โดยได้ทำการเก็บข้อมูล โดยใช้ ระบบ server โดยมีรายละเอียดคร่าวๆ ดังเอกสารแนบ
อยากให้พี่ๆ เพื่อนๆ ช่วยดูและแนะนำ เพิ่มเติมด้วยว่าควรเพิ่มอะไรบ้าง เพื่อความถูกต้องตามมาตรฐานและสมบูรณ์
ปล.ระบบ Iso 9001:2000
Edit ขอขอบคุณทุกคำแนะนำคับ พี่ๆ เพื่อนๆ น่ารักที่สุดเลย

อ่านแล้วก็.....ยังไม่เข้าใจเท่าไหร่.....แต่ลองใช้ดูก่อนเถอะครับ พอใช้ไปสักพักก็จะเห็นช่องโหว่ และปรับปรุงกันไป

ขอเล่าให้ฟังว่า...บางองค์กรเนี่ย มี site งาน อยู่ต่างสถานที่กัน จึงแบ่งกรอบความรับผิดชอบดังนี้
1) ระเบียบปฏิบัติ และ แบบฟอร์ม ที่เป็นพวก management & support process เช่น document & record control internal audit corrective & preventive action Training ฯลฯ รวมทั้ง ประกาศบางอย่างเนี่ย หน่วยงานกลาง หรือชื่อที่ที่นั่นเรียกกันว่า 'ISO administration' จะเป็นผู้รับผิดชอบในการ update ลงในระบบ ห้องสมุดออนไลน์ในส่วนของ ISO administration

2) ระเบียบปฏิบัติ วิธีการทำงาน และแบบฟอร์ม ที่เป็นพวก core process (ข้อ 7 ทั้งหมด) ก็จะรับผิดชอบโดย operation manager แต่ละ site งาน (ซึ่งจะ assign ให้มีผู้รับผิดชอบ) ที่ก็จะมี ห้องสมุดออนไลน์ในส่วนของแต่ละ site

อย่างไรก็ตาม ห้องสมุดออนไลน์ที่ว่านั่น จะ link ถึงกันได้ทั้งหมด โดยทุก site งานสามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลข้าม site งานได้ทั้งหมด

นอกจากนั้น จะมีการกำหนด authority เป็น admin และ user

user ทุกคน จะเข้าไปดู เอกสารได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น site ไหน แต่ดาวน์โหลด procedure or work instruction ไม่ได้ (เพราะมีการตั้ง รหัสที่ไฟล์ ป้องกันการ save & print เอาไว้) และไม่สามารถที่จะไปเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลในห้องสมุดออนไลน์นั่นได้ อย่างไรก็ตาม อนุญาตให้ สั่งพิมพ์แบบฟอร์มไปใช้งานได้ โดยมีข้อควรระวังว่า ไม่อนุญาตให้ save แบบฟอร์มไว้ในเครื่อง หากต้องการจะใช้ให้เข้าไป ดาวน์โหลดจากห้องสมุดออนไลน์เท่านั้น โดยจะทำ link รายการเอกสารไว้ที่ tool bar เพื่อความสะดวกในการเรียกมาใช้งาน

สำหรับ admin ของแต่ละ site นอกจากจะเรียกดู ดาวน์โหลด มีสิทธิที่จะเข้าไปแก้ไขระบบข้อมูลใน ห้องสมุดออนไลน์ ได้แต่ก็มีสิทธิ์เฉพาะ site งานของตนเองเท่านั้น

หากมีความจำเป็นจะต้องใช้ สำเนาเอกสาร เช่น ในฝ่ายปฏิบัติการที่ไม่มี computer , พนักงานขับรถ ฯลฯ หน่วยงานที่ร้องขอ จะเขียนเมล์ และ cc ผู้บังคับบัญชา (ระดับ supervisor ขึ้นไป) แจ้งความจำนงกับ admin ที่ดูแลระบบเอกสาร และเมล์นั่นจะถือเป็น 'DAR' และข้อมูลในเมล์การ Request เอกสาร จะถูกบันทึกประวัติการแจกจ่ายเอกสารลงในห้องสมุดออนไลน์จำแนกตามชื่อเอกสารแต่ละชนิด เพื่อติดตาม update เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

นอกจากนั้น เอกสารที่ถูกร้องขอ จะได้รับการ ประทับตรา controlled ด้วยหมึกสีแดงจาก admin. และแจกจ่ายให้กับ ผู้ขอสำหรับนำไปใช้งาน ฯลฯ อย่างไรก็ตาม admin อาจจะยกคำร้องนั้นซะก็ได้ ถ้าเห็นว่า วัตถุประสงค์ที่แจ้งมานั้น อาจทดแทนด้วยวิธีการอย่างอื่น หรือ บุคคลดังกล่าว สามารถเข้าสู่ระบบเอกสารได้อยู่แล้ว

อย่างไรก็ตาม admin จะมีแฟ้มเอกสารไว้ให้ ยืม ไปใช้งาน และนำมาคืนภายในเวลาที่กำหนด หากมีสมาชิกบางคนไม่สะดวกที่จะอ่านจากจอมอนิเตอร์ด้วยน่ะครับ

ที่องค์กรนั้น ไม่รวมเอางาน control เอกสารมาไว้กับส่วนกลางอย่างเดียว เนื่องจาก หนทางระหว่าง site ค่อนข้างไกล การรวมศูนย์จึงไม่เกิดความคล่องตัว อีกทั้งต้องการให้ site งานมีส่วนร่วมตามหลักการที่ว่าด้วย involvement of people ระยะแรกก็อาจจะประสบปัญหาบ้างเล็กน้อย แต่ตอนนี้ 'อยู่ตัวอยู่แล้วววครับ'


พอเป็นแนวทางนะครับ